Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya

Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya – Apa sajakah jenis jenis dari surat dinas itu?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat memahaminya.


Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya


Surat Dinas adalah surat resmi yang berkaitan dengan berbagai masalah yang berkaitan dengan layanan resmi, termasuk dalam penunjukan karyawan, transfer karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan keputusan untuk memecat karyawan.

Adapun beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan ketika menulis surat resmi adalah:

  • Surat resmi atas nama lembaga, lembaga atau negara.
  • Kop surat biasanya ada di sebelah kiri kecuali kop surat bisa ditulis di tengah.
  • Alamat pos terletak di kanan atas di bawah nama dan tanggal surat.
  • Menggunakan kata ganti kami, tidak ada juru ketik awal atau awal dari pejabat atau staf yang posisinya lebih rendah dari tanda tangan resmi surat itu.
  • Tidak ada huruf awal dan kalimat akhir.
  • Nama penandatangan dikapitalisasi tanpa tanda kurung. Berikut ini adalah NIK (Nomor Identifikasi Karyawan) atau NIP (Nomor Identifikasi Karyawan) dengan pengecualian posisi menteri.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Berbeda dengan surat-surat lain, surat layanan berisi fungsi-fungsi khusus. Ini adalah beberapa fitur khusus dalam surat formal yang membedakannya dari yang surat lain.

  • Mempunyai Kop Surat

Yang paling penting untuk membedakan huruf formal dari jenis huruf lain adalah bahwa setiap huruf resmi selalu mengandung huruf kapital. Judul ini menunjukkan di mana dalam surat ini. Tanpa kop penerima, ini akan membingungkan karena dia tidak tahu agen mana yang mengirim surat itu.

  • Menggunakan Bahasa Resmi

Surat resmi yakni selalu menggunakan dalam suatu bahasa resmi. Karena surat ini ditujukan untuk agensi lain, bahasa yang digunakan juga resmi. Cara terbaik untuk menggunakan bahasa informal saat menulis surat ini.

  • Mempunyai Nomor Surat

Kemudian poin kedua yang membedakan surat formal dari surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat resmi diterbitkan dalam buku administrasi badan penerbit. Fungsi angka-angka ini terkait dengan administrasi lembaga terorganisir.

  • Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi

Fitur lain ialah bahwa surat resmi berisi stempel atau stempel dari agensi yang menerbitkan surat itu. Seperti judul surat, fungsinya adalah sebagai mencap informasi tentang asal surat itu.


Fungsi Surat Dinas

Fungsi utama dalam surat dinas sama dengan fungsi umum surat tersebut. Surat resmi pada dasarnya adalah alat komunikasi antara dua pihak. Selain itu, serat resmi mempunyai berbagai fungsi sekunder berikut:

  • Dokumentasi Tertulis
    Surat-surat itu digunakan sebagai bukti “hitam dan putih”. Misalnya dalam sebuah kesepakatan.
  • Bukti Historis
    Surat yang digunakan sebagai memeriksa negara, organisasi, atau sejarah suatu negara. Contoh surat dari Supersemar
  • Alat Pengingat Surat yakni digunakan sebagai mengingat hal-hal yang telah dilupakan. Misalnya surat yang telah diarsipkan atau disimpan.

Jenis Surat Dinas


  • Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contoh surat pemberitahuan untuk dinas.

  • Surat kuasa

Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

  • Surat keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

  • Surat Memo atau Nota Dinas

Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

  • Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

  • Surat Panggilan Kerja

Surat dinas jenis ini biasanya berfungsi untuk mengundnag atau mengajak seseorang dalam kegiatan wawancara tertentu, seperti ujian bagi para tenaga kerja, menawarkan sebuah kerja sama berdasarkan perjanjian yang telah disepakati di tempat dan waktu tertentu.

  • Surat Permohonan Izin

Kemudian surat dinas yang tujuannya untuk memohon sebuah perizinan untuk melakukan kegiatan tertentu kepada perusahaan atau seseorang termasuk sebagai surat permohonan izin. Biasanya surat ini seringkali digunakan jika seseorang atau pihak perusahaan membutuhkan bantuan dari perusahaan lain terkait kepentingan mereka.

  • Surat Pengumunan

Surat pengumuman juga tergolong sebagai surat dinas jika isinya memuat tentang sebuah informasi tertentu yang tujuannya disampaikan kepada khalayak umum di perusahaan atau lembaga terkait secara resmi dan legal.

  • Surat Undangan

Surat undangan yang tergolong sebagai surat dinas harus dibuat karena adanya kepentingan tertentu yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga. Dibuatnya surat ini juga disebabkan kepentingan tersebut bersifat resmi dan harus dihadiri oleh orang-orang yang bersangkutan dengan sebuah lembaga atau instansi, bukan perorangan.

  • Berita Acara

Selanjutnya yang tergolong sebagai surat dinas adalah berita acara, surat ini dibuat untuk menginformasikan catatan yang berisi laporan tentang suatu kegiatan resmi yang telah dilakukan di suatu lembaga atau perusahaan. Selain itu juga sebagai laporan tentang adanya petunjuk terhadap peristiwa tertentu yang terjadi, dan bersangkutan dengan lembaga atau perusahaan resmi.

  • Surat Rekomendasi

Surat dinas jenis ini secara khusus dibuat atau ditulis oleh pimpinan atau pejabat tertentu, isinya tentang deskripsi dan sedikit keterangan pribadi orang lain yang datanya diambil secara otentik. Dan surat tersebut diminta secara pribadi oleh orang yang bersangkutan berdasarkan kepentingannya.

  • Surat Pemberian Izin

Jika Anda membuat surat permohonan izin secara resmi, maka balasan yang diterima adalah surat pemberian izin yang sifatnya juga resmi. Biasanya dikeluarkan untuk memberi izin kepada seseorang atau instansi terkait untuk memnggunakan tempat atau barang tertentu yang akan dimanfaatkan demi usaha serta kepentingannya.

  • Surat Keterangan

Surat ini dikeluarkan kepada seseorang untuk memberikan sebuah kejelasan atau kepastian tertentu tentang suatu hal demi melakukan kepentingan tanpa ragu kepada seseorang atau instansi untuk menjalin kerja sama dalam suatu tindakan legal.

  • Surat Keputusan

Selanjutnya yakni surat keputusan, yang dibuat dengan tujuan memutuskan suatu urusan penting yang berkaitan dengan instansi atau perusahaan agar tidak menyebabkan sebuah kesalahpahaman antar pihak-pihak yang bersangkutan, sesuai yang disebutkan di dalam surat secara jelas dan rinci.

  • Surat Perintah

Semua orang tentu banyak yang mengetahui jenis surat dinas satu ini, karena seringkali diberikan oleh pihak atasan di sebuah perusahaan atau lembaga kepada staff karyawan yang posisinya lebih rendah untuk melakukan suatu hal yang sifatnya resmi, berdasarkan kepentingan perusahaan.

  • Surat Bantahan

Biasanya surat dinas jenis ini digunakan di lembaga atu badan hukum, karena fungsi dan tujuannya untuk menuliskan berbagai bantahan si penggugat terhadap adanya hal atau pernyataan tertentu yang salah dan perlu untuk diluruskan demi meminimalisir konflik, atau agar tidak menghambat kepentingan si penggugat.

  • Surat Peringatan

Berdasarkan namanya, surat dinas ini dikeluarkan untuk memberi peringatan kepada seseorang , biasanya ditulis oleh pihak atasan suatu perusahaan atau lembaga kepada staff karyawannya yang melanggar aturan penting yang diberlakukan di perusahaan atau lembaga tersebut.

  • Surat Laporan.

Jika Anda hendak menuliskan sebuah fakta penting yang informasinya berguina bagi perusahaan atau sebuah lembaga maka perlu membuat surat laporan. Surat ini dibuat karena si pelapor memiliki sebuah tugas dan tanggung jawab tertentu, serta berfungsi agar kejadian yang dilaporkan tersebut bisa dijadikan sebagai berkas penting bagi perusahaan untuk menanggapi segala kejadian yang merugikan maupun menguntungkan.

  • Surat Perjanjian Kerja

Surat dinas jenis ini tentunya juga sering ditemui oleh masyarakat di berbagai tempat kerja, baik itu sebuah lembaga maupun perusahaan. Perjanjian kerja biasanya dibuat oleh pihak perusahaan atau lembaga kepada calon staff karyawan yang akan diterima sebagai bagian dari perusahaan yang bersangkutan tersebut. Semuanya mengatur tentang berbagai hal yang nanti sanggup diterima serta disepakati oleh kedua pihak, yakni calon pekerja dan perusahaan.

Baca Juga:  Surat Niaga : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya
  • Surat Tugas

Hampir sama seperti surat perintah, surat tugas ini juga berisi tentang sebuah mandat untuk melakukan tugas tertentu yang dilimpakan kepada seseorang yang memiliki jabatan atau posisi lebih rendah di bawahnya. Tugas yang diberikan sifatnya resmi sehingga harus diselesaikan secara tepat waktu dan disiplin demi kepentingan perusahaan atau lembaga.

  • Surat Pengantar

Surat pengantar tergolong sebagai salah satu jenis surat dinas karena ditulis secara resmi untuk tujuan mengantarkan sebuah barang seperti surat, berkas dokumen atau hal lainnya yang sifatnya penting. Dan surat ini biasanya ditujukan oleh lembaga atau instansi yang memiliki hubungan dengan pihak si pembuat surat pengantar

  • Surat Perjanjian Transaksi

Sesuai namanya, surat dinas ini digunakan untuk mengesahkan sebuah perjanjian yang akan disepakati bersama, dalam suatu kegiatan jual beli. Si pembuat bisa pihak perusahaan tertentu, tapi perjanjiannya harus mendapatkan kesepakatan dari pembeli, jika tidak pembeli bisa membatalkan pembelian berdasarkan kriteria dan ketentuan tertentu.

Kesepakatan resmi yang ditulis di dalam surat perjanjian transaksi biasanya dilakukan jika barang yang dibeli sangat berharga, seperti properti, serta barang berharga lain.

  • Surat Usulan

Surat resmi satu ini dikeluarkan ketika pihak yang bersangkutan memiliki perjanjian atau kerjasama tertentu, kemudian salah satu pihak memberikan saran atau permintaan untuk melaksanakan perihal penting yang diinginkan oleh si pembuat surat, dan diusulkan sesuai dengan bidang yang dimiliki oleh si penerima surat, bukan di luar hal yang tidak fokus untuk dilakukan oleh pihak penerima surat.

  • Surat Perjanjian Sewa Menyewa

Kemudian jenis surat dinas yang terakhir yakni surat perjanjian sewa menyewa, seperti namanya, surat ini dibuat jika kesepakatan antara suatu perusahaan atau pemilik usaha dengan pihak penyewa terjadi. Biasanya barang atau perlengkapan yang disewa sifatnya berharga, salah satunya seperti bangunan atau properti

  • Surat instruksi

Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

Baca Juga:  Ukuran Penyebaran Data : Pengertian, Jangkauan, Simpangan, Hamparan, Kuartil dan Rumusnya

Contoh Surat Dinas


  • Contoh Surat Undangan Dinas Perusahaan


PT. SEMOGA LARIS
Jl. Diponegoro No. 452 Makassar
Telp. 031xxxxxx7 Fax. 031xxxxx33 Email. Semogalaris@mail.us
==================

No. : 009/SU-SDS/III/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Sosialisasi

Kepada Yth,
Pimpinan PT. Semoga Laris
Jl. Diponegoro No. 452 Makassar
Di Tempat

Dengan Hormat,

Berhubungan dengan pergantian kedudukan beberapa jabatan dalam periode ke 4 di PT Semoga Laris, maka dengan ini kami mengundang perwakilan dari perusahaan untuk melakukan penyematan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 2 April 2019
Waktu : 08.00 – 10.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting PT. Semoga Laris
Contoh Surat Penawaran

Demikian surat undangan ini, kami sampaikan Mohon kedirannya tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Ilham Riwandi, SE


  • Contoh Surat Dinas Negosiasi


No : 6G/012/07/19
Hal : Penawaran
Lampiran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth.
Direktur PT. Surya Mandiri
Salam Sejahtera,

Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Asuransi khususnya dalam pengembangan Asuransi Kesehatan dan Asuransi Jiwa.Kami berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu, dengan harapan akan menjalin kerjasama pada bidang Asuransi Jiwa.

Terutama pada seluruh karyawan dan staff sebagai Asuransi yang berguna untuk menjamin kesehatan masa depan. Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak / Ibu, atas perhatian dankerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.

Hormat Kami,

Ika Sentosa


  • Contoh Surat Dinas Permohonan


Al Ihya Ulumuddin
Kebon Kayu, No. 22 Jakarta
Tlp.0218478887
________________________________

Jakarta, 21 Januari 2019
Muharram 1441 H

Nomor : 768/RE/YJM/DFG-IK-LOJMIO/XI/19
Hal : Permohonan
Lampiran : 1 Proposal

Kepada Yth
CEO PT. Suroco Jaya Abadi
Di tempat

Asalamualaikum .wr.wb

Sehubungan dengan adannya kegiatan seminar keagamaan yang diadakan di pondok pesantren Al Ihya Ulumuddin Jakarta, yang diadakan pada :

Hari/tanggal : Sabtu, 11 Februari 2019
waktu : 07.30 s/d selesai
Tempat : Aula Ponpes Al Ihya Ulumuddin

Untuk ini kami mewakili dari perwakilan pondok pesantren untuk bantuan dana guna acaa seminar keagamaan yang diadakan setahun sekali. Sebagai pertimbangan kami lampirkan satu berkas proposal mengenai seminar yang akan dilakukan.

Demikian surat permohonan dari kami, atas partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Wali Ponpes

Mohammad Nur Alam

Jenis-Jenis Surat Dinas Beserta Ciri, Fungsi Dan Contohnya


  • Contoh Surat Dinas Komersial


PT. Fastana Buana Putra
Jl. Jendral Sutoyo Km. 4 Palembang 30195
Telp. 0711 333768 Fax. 0711 336789

Nomor : 003/PTWST/60/VIII/2018
Perihal : Pemberitahuan Laporan Keuangan
Lampiran : –

Yth.
Seluruh karyawan
PT. Fastana Buana Putra
Di tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka perbaikan pengelolaan managemen keuangan PT. Fastana Buana Putra akan merekap dan mengadakan laporan terhadap seluruh karyawan dan staff agar segala pemasukan dan pengeluaran perihal gaji karyawan dapat terlihat secara transparan. Oleh karena itu diharapkan kehadiranny dalam pembahasan laporan pada :

Hari : Rabu
Tanggal : 12 September 2018
Waktu : 13.00 – selesai
Tempat : Aula PT. Fastana Buana Putra

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih dan harap gunakan waktu hari libur sebaik mungkin.

Palembang, 8 September 2018

Direktur Utama PT. Fastana Buana Putra

Sukanto Tanoto


  • Contoh Surat Perjalanan Dinas


PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
DINAS KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN
JL.Menteri supeno No.346
Telp.(0271)879876 Fax.(0271)8798675
SURAKARTA
——————————————————————-
SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor : 89/DKP/II/2016

Dalam rangka kerjasama kami antara lembaga kami dengan kantor instansi Saudara, dengan ini kami member tugas kepada:

Nama : Annisa Prameswari
Jabatan : Kepala Bagian Kebersihan
Alamat : JL.Mnteri supeno No.346 Surakarta

Adapun perjalanan dinas tersebut dilaksanakan dengan ketentuan sebgai berikut:

Berangkat : 25 Maret 2016
Kendaraan : Pesawat dan mobil
Keperluan : Penelitian Pengelolaan sampah organik dan anorganik serta Dampak bagi Pekerja Lapangan

Semua biaya yang perjalanan dinas, kosumsi, dan akomodasi menjadi tanggung jawab lembaga kami, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian, kami harap Saudara melaksanakan tugas perjalanan dinas ini dengan sebaik-baiknya.

Surakarta, 20 Maret 2016

Drs.Ridwan Gunhasta,MM

NIP.19610220 199101 1 003


  • Contoh Surat Dinas Panggilan Kerja


PT. Ikhsan Bangkit
Jln. Meuligoe No. 100 Telp (0651) 545657
Banda Aceh
========================================

Surat Panggilan Kerja

Nomor : 151/PT. DA/SPK/VIII/2015
Perihal : Panggilan Kerja
Lampiran : –

Berdasarkan hasil Tes Tertulis serta Wawancara yang sudah dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 22 Juni 2016 dengan adanya ini kami dari PT. Ikhsan Bangkit bermaksud untuk memberikan surat panggilan kerja pada:

Nama : Abdul Rahman
Jenis kelamin : Laki-laki
Alamat : Desa Meunasah Baro Kec. Jaya Aceh Besar

Yang besangkutan diharapakan bisa mulai aktif kerja terhitung mulai sejak tanggal 11 Juli 2016.

Demikian surat panggilan kerja ini di buat. Serta atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Contoh Surat Keterangan

Banda Aceh, 27 Juni 2016
Dibuat oleh

Maryama, A. Md
Officer Staff

Demikianlah ulasan dari Seputarpengetahuan.co.id tentang Jenis Surat Dinas, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.