Surat Masuk : Pengertian, Tujuan, Jenis dan Perbedaan dengan Surat Keluar – Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos , maupun melalui kurir pengiriman surat.Untuk lebih jelasnya ,mari kita simak pembahasannya di bawah ini.
Surat Masuk : Pengertian, Tujuan, Jenis dan Perbedaan dengan Surat Keluar
Dalam administrasi perusahaan atau organisasi dikenal istilah surat keluar dan surat masuk. Namun untuk orang awam banyak yang belum mengetahui apa itu surat masuk dan surat keluar, nah kali ini kita akan membahasnya mulai dari perbedaan surat masuk dan surat keluar.
Pengertian dan Perbedaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan/organisasi yang berasal dari pihak lain, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.
Surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.
Setiap harinya, perusahaan atau organisasi bisa menerima banyak surat. Apabila tidak segera ditangani maka akan merugikan pengirim maupun penerima.
Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar
Fungsi Surat Masuk
Fungsi utama surat masuk yaitu sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Berikut ini beberapa fungsi dan tujuan surat masuk, diantaranya yaitu:
- Sebagai alat komunikasi.
- Sebagai wakil dari penulis.
- Sebagai alat bukti historis.
- Sebagai pedoman pelaksanaan kerja.
- Sebagai alat pengingat.
- Sebagai alat bukti tertulis.
Fungsi Surat Keluar
Fungsi utama surat keluar yaitu sebagai sarana komunikasi dengan pihak lain. Secara umum, fungsi dan tujuan surat keluar diantaranya yaitu:
- Sebagai alat tata usaha.
- Sebagai wakil penulis.
- Sebagai media komunikasi tertulis.
- Sebagai alat bukti tertulis.
- Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi.
Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Jika surat masuk dan surat keluar ditangani dengan baik, maka manfaat yang didapatkan diantaranya yaitu:
- Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
- Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
- Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan saat diperlukan.
- Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.
Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang umum dilakukan yakni:
- Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN.
- Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).
Jenis-Jenis Surat Masuk dan Surat Keluar
Ada 3 (tiga) jenis surat masuk dan keluar yang ada pada suatu organisasi/perusahaan, diantaranya yaitu:
Surat Pribadi
Surat pribadi yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai/karyawan dan bersifat pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.
Surat Dinas
Surat dinas yaitu surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/organisasi untuk keperluan administrasi. Jenis surat dinas, diantaranya:
- Surat dinas rutin/biasa.
- Surat dinas penting.
- Surat dinas rahasia.
Surat Niaga
Surat niaga yaitu surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang berisi kepentingan bisnis.
Demikianlah ulasan dari Seputarpengetahuan.co.id tentang Surat Masuk, Semoga bermanfaat
