Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat, Komponen

√ Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)

Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)  – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Arsip Elektronik. Yang meliputi pengertian, manfaat dan komponene arsip elektronik dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan Seputar Pengetahuan berikut dengan seksama.

Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)

Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.

Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya.

1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)

Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.

2. NARA (National Archives and Records Administration)

Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

3. Sugiarto (2005)

Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.

4. Priansa dkk (2013:23)

Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Manfaat Arsip Elektronik

Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain yaitu:

  • Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja
  • Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
  • Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
  • Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya.
  • Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG)
  • Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
  • Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
  • Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya.
    -Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel

Komponen Arsip Elektronik

Sugiarto menyatakan terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik antara lain:

Kabinet Virual

Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:

  • Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
  • Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
  • Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
  • Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet

Map Virtual

Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:

  • Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
  • Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
  • Lokasi map
  • Keterangan dan lain sebagainya.

Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat, Komponen

Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:

  • Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
  • Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
  • Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
  • Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
  • Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
  • Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
  • Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
  • Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
  • Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
  • Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap), semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.

Rekomendasi:

  • Materi Pramuka Siaga : Tingkatan, Kode Kehormatan dan Syarat… Materi Pramuka Siaga : Tingkatan, Kode Kehormatan dan Syarat Kecakapan Umum - Apa saja materi untuk pramuka tingkat siaga ? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya, meliputi tingkatan pramuka siaga,…
  • Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi - Apa yang di maksud dengan resensi buku non fiksi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Resensi Buku…
  • Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan… Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Jenis Bidangnya - Apa yang di maksud dengan istilah Akuntansi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Akuntansi dan hal-hal yang melingkupinya.…
  • √ Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri,… Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri, Jenis dan Produknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Bank Syariah. Yang meliputi pengertian, sejarah, fungsi, ciri-ciri, jenis dan produk dari…
  • Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya - Kerajaan Kediri atau Kerajaan Kadiri atau Kerajaan panjalu adalah sebuah kerajaan yang ada di Jawa Timur antara tahun 1042-1222. Kerajaan tersebut di kota…
  • √ Pengertian Total Quality Management (TQM), Karakteristik &… Pengertian Total Quality Management (TQM), Karakteristik & Metodenya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang total quality management. Yang meliputi pengertian total quality management, karakteristik total quality management, metode…
  • Contoh Teks Cerita Sejarah di Indonesia Contoh Teks Cerita Sejarah di Indonesia – Seperti apa Contoh dari Cerita Sejarah?Pada kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Contoh Cerita sejarah beserta strukturnya. Mari kita simak pembahasannya pada artikel di…
  • √ 29 Pengertian Knowledge Management Menurut Para Ahli… 29 Pengertian Knowledge Management Menurut Para Ahli (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang knowledge management atau manajemen pengetahuan. Penjelasan yang didasarkan oleh pendapat para ahli dengan lengkap…
  • 24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Disini seputarpengetahuan.com akan membahas mengenai Informasi, pasti semua sudah tidak asing lagi mendengar kata tersebut. Informasi merupakan sebuah hal yang sangat penting bagi seseorang…
  • Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya - Bagaimana cara menulis Kata Pengantar yang baik ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Kata Pengantar dan hal lain tentangnyanya.Mari kita simak…
  • 18 Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli (Lengkap) 18 Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli (Lengkap) - Jika anda sudah lulus dari bangku SMA (Sekolah Menengah Atas) tentu kalian akan melanjutkannya ke jenjang yang lebih tinggi yakni Perguruan Tinggi.…
  • Pengertian Intranet Dan Internet Serta Fungsi & Bedanya Pengertian Intranet Dan Internet Serta Fungsi & Bedanya - Ada yang sudah kenal dengan internet? Pastinya, bahkan hampir setiap hari menggunakannya. Tapi pasti juga ada yang belum tahu apa itu internet.…
  • Iman Kepada Qada dan Qadar : Pengertian, Dalil, Hikmah dan… Iman Kepada Qada dan Qadar : Pengertian, Dalil, Hikmah dan Fungsinya - Apakah yang di maksud dengan Iman Kepada Qada dan Qadar ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan…
  • 6 Pengertian Akuntansi Manajemen Menurut Para Ahli… 6 Pengertian Akuntansi Manajemen Menurut Para Ahli (Terlengkap) - Dalam segala aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan pasti akan selalu menghadapi beragam masalah, baik ekstern maupun intern. Dalam mengatasi bermacam-macam masalah…
  • Bacaan Sholat Mayit Bacaan Sholat Mayit - Bagaimana bacaan dalam Shalat Mayit atau Jenazah dan Tata Caranya ?,Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya hal-hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama…
  • √ Pengertian Worm Komputer, Cara Kerja, Cara Mencegah &… Pengertian Worm Komputer, Cara Kerja, Efek Yang Ditimbulkan, Cara Mencegah, Contoh Worm Lengkap - Pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Worm Komputer. Yang mana penjelasan ini meliputi pengertian worm…
  • √ Pengertian Teknologi Informasi Dan Komunikasi Atau TIK… Pengertian Teknologi Informasi Dan Komunikasi Atau TIK Lengkap – Dalam pengembangan teknologi yang terjadi saat ini kita dapat menerima bentuk informasi dengan menggunakan alat teknologi yang canggih. Penggunaan alat teknologi…
  • Rekam Medis : Pengertian Menurut para ahli, Tujuan, Jenis,… Rekam Medis : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Jenis, Fungsi dan Manfaatnya - Apakah itu Rekam Medis?,Sebuah istilah yang tentunya digunakan dalam dunia kedokteran.Untuk lebih mengerti apa maksudnya  Rekam Medis…
  • Pengertian Haji dan Umrah : Hukum, Syarat, Rukun, Wajib… Pengertian Haji dan Umrah  : Hukum, Syarat, Rukun, Wajib Haji,Sunah Haji dan Umrah - Apakah itu Haji dan Umroh ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apa yang dimaksud Haji dan…
  • Pengertian Sistem Operasi dan Jenisnya (Pembahasan Lengkap) Pengertian Sistem Operasi dan Jenisnya (Pembahasan Lengkap) - Pada sebuah komputer kita mengenal istilah perangkat lunak dan perangkat keras. Yang akan kita bahas ialah pengertian sistem operasi dan jenis-jenisnya yang merupakan…
  • Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar… Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar Hukum, Ciri, Tujuan, Prinsip, Karakteristik Dan Kelebihannya - Apakah itu akuntansi syariah dan kelebihannya ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan…
  • Topologi Star : Pengertian, Fungsi, Ciri, Karakteristik,… Topologi Star : Pengertian, Fungsi, Ciri, Karakteristik, Cara Kerja, Kelebihan, Kekurangan dan Impelementasinya - Pada penjelasan kali ini kami akan membahas tentang topologi star. Yang meliputi pengertian topologi star, fungsi, ciri-ciri,…
  • √ Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan,… Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya  - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan,…
  • 16 Pengertian Komputer Menurut Para Ahli Lengkap 16 Pengertian Komputer Menurut Para Ahli Lengkap - Di zaman modern sekarang ini komputer sangat berperan penting bagi seluruh kalangan. Perkantoran adalah salah satu tempat wajib yang memiliki komputer. Di…
  • Kata Kata Bijak Islami Kata Kata Bijak Islami - Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Kata Kata Bijak Islami dan contohnya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat…
  • √ Definisi : Pengertian, Macam, Jenis Beserta Contohnya Definisi : Pengertian, Macam, Jenis Beserta Contohnya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Definisi. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian definisi, macam, jenis beserta contohnya…
  • Tujuan Pameran : Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis, Unsur… Tujuan Pameran : Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis, Unsur dan Prinsip Pameran - Apa yang dimaksud dengan pameran atau exhibition? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Pameran dan hal yang…
  • Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya - Cerpen Motivasi itu seperti apa?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Cerpen Persahabatan dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak…
  • √ Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya - Data dan informasi, banyak dari kita yang tidak mengetahui tentang perbedaan antara keduanya. Bahkan terlebih banyak juga yang tidak mengetahui pengertian atau…
  • √ Pengertian E-Banking, Manfaat, Jenis Layanan, Penerapan,… Pengertian E-Banking, Manfaat, Jenis Layanan, Penerapan, Hambatan dan Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang E-Banking. Yang meliputi tentang pengertian E-Banking, Manfaat E-Banking, Jenis Layanan, Penerapan, Hambatan dan…