√ Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)
Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap) – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Arsip Elektronik. Yang meliputi pengertian, manfaat dan komponene arsip elektronik dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan Seputar Pengetahuanberikut dengan seksama.
Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Arsip Elektronik
Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya.
1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)
Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
2. NARA (National Archives and Records Administration)
Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
3. Sugiarto (2005)
Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
4. Priansa dkk (2013:23)
Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Manfaat Arsip Elektronik
Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain yaitu:
Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja
Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya.
Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG)
Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya.
-Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel
Komponen Arsip Elektronik
Sugiarto menyatakan terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik antara lain:
Kabinet Virual
Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
Lokasi map
Keterangan dan lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
6 Pengertian Akuntansi Manajemen Menurut Para Ahli… 6 Pengertian Akuntansi Manajemen Menurut Para Ahli (Terlengkap) - Dalam segala aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan pasti akan selalu menghadapi beragam masalah, baik ekstern maupun intern. Dalam mengatasi bermacam-macam masalah…
√ Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan,… Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan,…
Komputer Mainframe: Pengertian dan Ciri-Cirinya (Bahas… Komputer Mainframe: Pengertian dan Ciri-Cirinya (Bahas Lengkap) – Berikut akan dijelaskan secara lugas mengenai apa itu Komputer Mainframe dan apa saja yang menjadi ciri-ciri dari Komputer Mainframe itu sendiri. Serta…
√ Pengertian Tata Surya, Teori Terbentuk dan Susunannya… Pengertian Tata Surya, Teori Terbentuk dan Susunannya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang tata surya. Yang meliputi pengertian tata surya, teori terbentuk tata surya, dan susunan tata…
Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang… Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang Lingkup – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang SIG atau sistem informasi geografis. Yang meliputi pengertian SIG, manfaat, komponen, ruang…
Contoh Soal Seni Budaya Kelas 10 (X) SMA/MA/SMK Semester 1… Contoh Soal Seni Budaya Kelas 10 (X) SMA/MA/SMK Semester 1 dan 2 (2019 dan 2020)- Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Soal Seni Budaya Kelas 10 Pilihan Ganda dan Essay…
Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya - Kerajaan Kediri atau Kerajaan Kadiri atau Kerajaan panjalu adalah sebuah kerajaan yang ada di Jawa Timur antara tahun 1042-1222. Kerajaan tersebut di kota…
√ Pengertian Worm Komputer, Cara Kerja, Cara Mencegah &… Pengertian Worm Komputer, Cara Kerja, Efek Yang Ditimbulkan, Cara Mencegah, Contoh Worm Lengkap - Pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Worm Komputer. Yang mana penjelasan ini meliputi pengertian worm…
Sistem Persamaan Linear Tiga Variabel : Ciri, Komponen,… Sistem Persamaan Linear Tiga Variabel : Ciri, Komponen, Metode Penyelesaian dan Contoh Soal - Apa yang di maksud dengan Sistem persamaan tiga variabel ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya…
Koordinat Kartesius : Pengertian, Sistem, Diagram dan Contoh… Koordinat Kartesius : Pengertian, Sistem, Diagram dan Contoh Soal - Apa yag di maksud dengan koordinat Kartesius ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Koordinat Kartesius dan hal-hal yang melingkupinya.…
√ Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan,… Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Komponen & Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teknologi informasi yang dikemukakan oleh para ahli dan juga tujuan,…
Kata Kata Bijak Islami Kata Kata Bijak Islami - Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Kata Kata Bijak Islami dan contohnya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat…
√ Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri,… Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri, Jenis dan Produknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Bank Syariah. Yang meliputi pengertian, sejarah, fungsi, ciri-ciri, jenis dan produk dari…
27 Pengertian Akuntansi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 25 Pengertian Akuntansi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Akuntansi kini jadi perbincangan dikalangan para pelajar dan dunia kerja. Akuntansi merupakan sekumpulan prosedur untuk mencatat, mengikhtisarkan, mengklasifikasikan, dan melaporkan dalam bentuk laporan keuangan.…
√ Pengertian Tata Bahasa, Sifat, Macam dan Bidangnya… Pengertian Tata Bahasa, Sifat, Macam dan Bidangnya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Tata Bahasa. Yang meliputi pengertian tata bahasa, sifat tata bahasa, macam-macam tata bahasa dan…
Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi,… Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi, Struktur, Kaidah Kebahasaan dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Teks LHO atau Teks Laporan Hasil Observasi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id…
Tujuan Pameran : Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis, Unsur… Tujuan Pameran : Pengertian, Fungsi, Manfaat, Jenis, Unsur dan Prinsip Pameran - Apa yang dimaksud dengan pameran atau exhibition? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Pameran dan hal yang…
Pengertian Haji dan Umrah : Hukum, Syarat, Rukun, Wajib… Pengertian Haji dan Umrah : Hukum, Syarat, Rukun, Wajib Haji,Sunah Haji dan Umrah - Apakah itu Haji dan Umroh ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apa yang dimaksud Haji dan…
√ Teks Ulasan : Pengertian, Tujuan, Struktur dan Contohnya Teks Ulasan : Pengertian, Tujuan, Struktur dan Contohnya - Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Teks Ulasan. Yang mana menjelaskan pengertian teks ulasan, tujuan, ciri, struktur, jenis dan…
Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya - Cerpen Motivasi itu seperti apa?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Cerpen Persahabatan dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak…
Sifat Allah : Sifat Wajib, Sifat Mustahil, Sifat Jaiz dan… Sifat Allah : Sifat Wajib, Sifat Mustahil, Sifat Jaiz dan Penjelasannya - Apa sajakah Sifat sifat Allah yang perlu kita pahami.Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Sifat Sifat…
Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi,… Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi, Tujuan dan Jenis Penerapannya - Apa itu yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen?,Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu pula…
√ Pengertian E-Book, Fungsi, Tujuan dan Format (Pembahasan… Pengertian E-Book, Fungsi, Tujuan, Format Terlengkap - Di pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang E-Book. Yang meliputi pengertian e-book, fungsi e-book, tujuan e-book dan format ebook dengan pembahasan lengkap…
Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara… Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara Membuat dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Makalah dan bagaimana Penulisannya yang baik dan benar ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan…
Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan… Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Jenis Bidangnya - Apa yang di maksud dengan istilah Akuntansi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Akuntansi dan hal-hal yang melingkupinya.…
Alat Optik : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bagian Bagiannya Alat Optik : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bagian Bagiannya - Apakah itu alat optik dan apa saja jenisnya? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang…
√ 17 Pengertian Analisis Sistem Menurut Para Ahli (Bahas… 17 Pengertian Analisis Sistem Menurut Para Ahli (Bahas Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang analisis sistem. Yang mana penjelasan ini merupakan pendapat para ahli tentang pengertian analisis…
Topologi Star : Pengertian, Fungsi, Ciri, Karakteristik,… Topologi Star : Pengertian, Fungsi, Ciri, Karakteristik, Cara Kerja, Kelebihan, Kekurangan dan Impelementasinya - Pada penjelasan kali ini kami akan membahas tentang topologi star. Yang meliputi pengertian topologi star, fungsi, ciri-ciri,…
Permainan Bulu Tangkis : Sejarah, Teknik, Peraturan, Sarana… Permainan Bulu Tangkis : Sejarah, Teknik, Peraturan, Sarana Dan Prasarananya - Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas permainan bulu tangkis dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak…
24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Disini seputarpengetahuan.com akan membahas mengenai Informasi, pasti semua sudah tidak asing lagi mendengar kata tersebut. Informasi merupakan sebuah hal yang sangat penting bagi seseorang…