Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap) – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Arsip Elektronik. Yang meliputi pengertian, manfaat dan komponene arsip elektronik dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan Seputar Pengetahuan berikut dengan seksama.
Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap)
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Arsip Elektronik
Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya.
1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)
Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
2. NARA (National Archives and Records Administration)
Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
3. Sugiarto (2005)
Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
4. Priansa dkk (2013:23)
Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Manfaat Arsip Elektronik
Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain yaitu:
- Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja
- Pegindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
- Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa bisa mengubahnya.
- Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG)
- Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
- Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
- Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan dalam mengaksesnya.
-Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel
Komponen Arsip Elektronik
Sugiarto menyatakan terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik antara lain:
Kabinet Virual
Kabinet virual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipakai pada sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet maya kemampuan dalam menampung datanya terbatas, sedangkan kabinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual antara lain yaitu:
- Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
- Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
- Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
- Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet
Map Virtual
Map virtual merupakan database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map konvensional yang mempunyai kemampuan terbats untuk penyimpanan dokumen, map virual ini mempunyai kemampuan tidak terbats dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut map virtual antara lain yaitu:
- Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
- Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
- Lokasi map
- Keterangan dan lain sebagainya.
Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virual, bisa dalam bentuk file dokumen atau gambar. File dokumen merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain yaitu:
- Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
- Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
- Klasifikasi. Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
- Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
- Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
- Pengirim. Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
- Penerima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
- Gambar. Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
- Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
- Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap), semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
Daftar Isi
