Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean– Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean dokumen yang dijelaskan dengan lengkap dan ringan. Untuk lebih rincinya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.
Mari kita bahas lengkap pengertian dokumentasi terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi yaitu sekumpulan dokumen-dokumen yang bisa memberikan keterangan atau bukti yang berhubungan dengan suatu proses pengumpulan dan pengolahan dokumen dengan sistematis dan juga menyebar luaskan untuk pengguna informasi tersebut.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah definisi dari para ahli tentang dokumentasi.
KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Pengertian dokumentasi menurut KBBI adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
Wikipedia
Pengertian dokumentasi menurut Wikipedia adalah sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyedikana dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisa, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.
Dengan artian umum dokumentasi yaitu suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen.
Ensiklopeia Britania
Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
FID (Federation International de Decomentation)
Pengertian dokumentasi menurut FID adalah proses mengumpulkan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet adalah suatu aktivitas usaha yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan menyebarkan suatu dokumen
Fungsi Dokumentasi
Dari segi fungsi dokumentasi adalah sebagai berikut:
Dinamis yaitu dokumen yang bisa digunakan dengan cara langsung didalam prose menyelesaikan pekerjaan kantor
Dinamis aktif
Dinamis semi aktif
Dinamis in aktif
Statis yaitu dokumen yang tidak digunakan dengan langsung didalam menyelesaikan pekerjaan kantor:
Dokumen koprol
Dokumen Literal
Dokumen Privat
Kegiatan atau Tugas Dokumentasi
Kegiatan dari dokumentasi adalah sebgai berikut:
Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan
Melakukan pencatatan dokumen
Melakukan pengolahan dokumen
Melakukan produksi dokumen
Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen
Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
Manfaat Dokumentasi
Manfaat dari dokumentasi adalah sebagai berikut:
Aspek Administrasi
Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses.
Aspek Hukum
Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.
Aspek Pendidikan
Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.
Aspek Penelitian
Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
Aspek Ekonomi
Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan.
Aspek Manajemen
Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.
Pengkodean Dokumen
Dalam dokumentasi terdapat pengkodean dokumen yang dilaksanakan dengan cara mencatat pada buku induk dokumen. Berikut ini pengkodean dalam dokumen:
Nomor yang urut
Tanggal dokumen atau data didapatkan
Penyusunan dokumen
Nama atau judul dokumen
Kota tempat diterbikan
Nama Penerbit
Tahun penerbitan
Jumlah halaman dokumen
Cara ketika mendapatkan pada saat sekarang, dokumen sudah banyak yang direkan atau dijadikan microfilm, bahkan ada juga yang disimpan dalam memori komputer.
Dengan kode sandi yang diolah akan bisa ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berbentuk lembaran film, pita, atau rekaman. Untuk bentuk dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat digunakan sistem karsipan atau filling. Berbeda dengan dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannaya digunakan sistem perpustakaan.
Pembagian klasifikasi diawalai dengan pembagian utama yang dibagi menjadi divisi, divisi dan dibagi lagi menjadi seksi dan seksi dibagi menjadi subseksi.
Pembagian klasifikasi bisa dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.
Pola klasifikasi judul atau caption dan pembagian judul atas
Teknik dalam pengindeksan
Teknik menentukan kode
Prosedur dan teknik menyimpan
Menetapkan pencatatan yang dibutuhkan
Klasifikasi Judul Arsip
Setiap arsip yang disusun menurut sistem abjad diklasifikasikan menjadi empat kelompok, antara lain:
Arsip perseorangan: Arsip ini ditandai dengan judul (caption) nama perorangan
Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah
Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan
Arsip yang dikelola oleh badang-badan sosial.
Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”:
Sesudah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, maka selanjutnya dilakukan penentuan unit-unit yang paling penting. Hal ini dikenal dengan mengindeks
Teknik Menetapkan Kode
Teknik dalam menentukan kode, kita memakai suatu teknik yang mencakup suatu aturan-aturan dalam mengindeks.
27 Pengertian Akuntansi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 25 Pengertian Akuntansi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Akuntansi kini jadi perbincangan dikalangan para pelajar dan dunia kerja. Akuntansi merupakan sekumpulan prosedur untuk mencatat, mengikhtisarkan, mengklasifikasikan, dan melaporkan dalam bentuk laporan keuangan.…
√ Pengertian Manajemen Personalia, Fungsi, Tujuan, Aktivitas… Pengertian Manajemen Personalia, Fungsi, Tujuan, Aktivitas & Tugasnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Manajemen personalia. Pembahasan yang meliputi pengertian manajemen personalia, fungsi manajemen personalia, tujuan dan tugas…
Kata Kata Bijak Islami Kata Kata Bijak Islami - Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Kata Kata Bijak Islami dan contohnya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat…
√ Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan,… Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Komponen & Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teknologi informasi yang dikemukakan oleh para ahli dan juga tujuan,…
Latar : Pengertian, Fungsi Macam, dan Contohnya Latar : Pengertian, Fungsi Macam, dan Contohnya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Latar. Yang meliputi pengertian, fungsi, macam-macam latar dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Latar…
Ekonomi Kreatif : Pengertian, Ciri, Jenis dan Sektornya Ekonomi Kreatif : Pengertian, Ciri, Jenis dan Sektornya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Ekonomi Kreatif. Yang meliputi pengertian, ciri-ciri, jenis dan sektor ekonomi kreatif dengan pembahasan lengkap…
Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar… Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar Hukum, Ciri, Tujuan, Prinsip, Karakteristik Dan Kelebihannya - Apakah itu akuntansi syariah dan kelebihannya ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan…
17 Pengertian Statistik Menurut Para Ahli (Pembahasan… 17 Pengertian Statistik Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Statistik merupakan salah satu ilmu yang sangat penting untuk dipelajari agar dapat memudahkan seseorang dalam membuat suatu penelitian, observasi ataupun riset yang…
Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi,… Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi, Struktur, Kaidah Kebahasaan dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Teks LHO atau Teks Laporan Hasil Observasi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id…
Rekam Medis : Pengertian Menurut para ahli, Tujuan, Jenis,… Rekam Medis : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Jenis, Fungsi dan Manfaatnya - Apakah itu Rekam Medis?,Sebuah istilah yang tentunya digunakan dalam dunia kedokteran.Untuk lebih mengerti apa maksudnya Rekam Medis…
Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang… Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang Lingkup – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang SIG atau sistem informasi geografis. Yang meliputi pengertian SIG, manfaat, komponen, ruang…
24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Disini seputarpengetahuan.com akan membahas mengenai Informasi, pasti semua sudah tidak asing lagi mendengar kata tersebut. Informasi merupakan sebuah hal yang sangat penting bagi seseorang…
Tanda Baca : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contoh Tanda Baca : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contoh - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Tanda Baca. Yang meliputi pengertian, fungsi, jenis-jenis dan contoh penggunaan tanda baca dengan…
√ Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis,… Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis, Ruang Lingkup, Prinsip, Dampak - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Koordinasi. Yang meliputi pengertian, syarat, tujuan, manfaat, jenis-jenis, ruang lingkup, prinsip, dampak…
√ 18 Pengertian Propaganda, Jenis, Sifat, Sistem, Metode &… 18 Pengertian Propaganda, Jenis, Sifat, Sistem, Metode & Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang propaganda. Penjelasan yang meliputi pengertian, jenis dan contoh secara lengkap. 18 Pengertian Propaganda,…
Perangkat Keras Komputer : Cara Kerja, Jenis, Contoh dan… Perangkat Keras Komputer : Cara Kerja, Jenis, Contoh dan Fungsinya - Di era Komputerisasi saat ini pasti kita sudah tak asing dengan Komputer dan Perangkatnya.Namun, mungkin ada yang belum tahu…
Gambar Mikroskop : Pengertian, Sejarah, Jenis, Bagian, Cara… Gambar Mikroskop : Pengertian, Sejarah, Jenis, Bagian, Cara Kerja dan Perawatan Mikroskop - Seberapa dekatkah dirimu mengenali bentuk dan fungsi dari Mikroskop ?Pada kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Mikroskop…
Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan… Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan Contohnya - Bagaimana susunan teks pidato lingkungan yang baik dan benar ?, Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu hal-hal yang…
√ Pengertian Audit Sistem Informasi, Tujuan, Jenis, Tahapan,… Pengertian Audit Sistem Informasi, Tujuan, Jenis, Tahapan, Ruang Lingkup - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Audit Sistem Informasi. Yang meliputi pengertian audit sistem informasi, tujuan audit sistem informasi,…
35 Pengertian Bahasa Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) 35 Pengertian Bahasa Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Siapa yang tidak menggunakan bahasa dalam berkomunikasi? tentunya kita mengenal apa itu bahasa. Namun tidak banyak orang mengetahui pengertian secara lebih jelasnya…
Alat Pernapasan Tumbuhan : Pengertian, Jenis, Proses… Alat Pernapasan Tumbuhan : Pengertian, Jenis, Proses Pernapasan dan Hubungan Pernapasan dengan Fotosintesis – Apa saja dan bagaimanakah proses tumbuhan bernafas ?,Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu…
√ Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya… Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya (Lengkap) – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Tipografi. Yang mana dalam pembahasn kali ini menjelaskan pengertian tifografi, fungsi, elemen dan klasifikasinya dengan…
23 Pengertian Konstitusi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 23 Pengertian Konstitusi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Berbicara masalah konstitusi pasti terbesit dibenak kita yaitu undang-undang dasar (UUD) yang ada di mata pelajaran PKN. Memang dalam ketatanegaraan Indonesia konstitusi…
Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi,… Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi, Tujuan dan Jenis Penerapannya - Apa itu yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen?,Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu pula…
Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya - Apa sajakah jenis jenis dari surat dinas itu?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari…
√ Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri,… Pengertian Bank Syariah, Sejarah, Fungsi, Tujuan, Ciri, Jenis dan Produknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Bank Syariah. Yang meliputi pengertian, sejarah, fungsi, ciri-ciri, jenis dan produk dari…
Pengertian Prakarya, Kerajinan, Budidaya dan Pengolahan Pengertian Prakarya, Kerajinan, Budidaya dan Pengolahan – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membaha tentang Pengertian Prakarya. Yang man dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian prakarya, pengertian kerajinan, pengertian kewirausahaan,…
Induksi Matematika : Prinsip, Pembuktian Deret, Keterbagian,… Induksi Matematika : Prinsip, Pembuktian Deret, Keterbagian, Persamaan dan Contoh Soal - Apakah itu Induksi Matematika ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Bola Kasti beserta hal-hal yang melingkupinya.…
Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara… Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara Membuat dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Makalah dan bagaimana Penulisannya yang baik dan benar ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan…
√ Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya - Data dan informasi, banyak dari kita yang tidak mengetahui tentang perbedaan antara keduanya. Bahkan terlebih banyak juga yang tidak mengetahui pengertian atau…
