Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean– Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean dokumen yang dijelaskan dengan lengkap dan ringan. Untuk lebih rincinya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.
Mari kita bahas lengkap pengertian dokumentasi terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi yaitu sekumpulan dokumen-dokumen yang bisa memberikan keterangan atau bukti yang berhubungan dengan suatu proses pengumpulan dan pengolahan dokumen dengan sistematis dan juga menyebar luaskan untuk pengguna informasi tersebut.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah definisi dari para ahli tentang dokumentasi.
KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Pengertian dokumentasi menurut KBBI adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
Wikipedia
Pengertian dokumentasi menurut Wikipedia adalah sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyedikana dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisa, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.
Dengan artian umum dokumentasi yaitu suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen.
Ensiklopeia Britania
Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
FID (Federation International de Decomentation)
Pengertian dokumentasi menurut FID adalah proses mengumpulkan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet adalah suatu aktivitas usaha yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan menyebarkan suatu dokumen
Fungsi Dokumentasi
Dari segi fungsi dokumentasi adalah sebagai berikut:
Dinamis yaitu dokumen yang bisa digunakan dengan cara langsung didalam prose menyelesaikan pekerjaan kantor
Dinamis aktif
Dinamis semi aktif
Dinamis in aktif
Statis yaitu dokumen yang tidak digunakan dengan langsung didalam menyelesaikan pekerjaan kantor:
Dokumen koprol
Dokumen Literal
Dokumen Privat
Kegiatan atau Tugas Dokumentasi
Kegiatan dari dokumentasi adalah sebgai berikut:
Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan
Melakukan pencatatan dokumen
Melakukan pengolahan dokumen
Melakukan produksi dokumen
Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen
Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
Manfaat Dokumentasi
Manfaat dari dokumentasi adalah sebagai berikut:
Aspek Administrasi
Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses.
Aspek Hukum
Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.
Aspek Pendidikan
Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.
Aspek Penelitian
Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
Aspek Ekonomi
Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan.
Aspek Manajemen
Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.
Pengkodean Dokumen
Dalam dokumentasi terdapat pengkodean dokumen yang dilaksanakan dengan cara mencatat pada buku induk dokumen. Berikut ini pengkodean dalam dokumen:
Nomor yang urut
Tanggal dokumen atau data didapatkan
Penyusunan dokumen
Nama atau judul dokumen
Kota tempat diterbikan
Nama Penerbit
Tahun penerbitan
Jumlah halaman dokumen
Cara ketika mendapatkan pada saat sekarang, dokumen sudah banyak yang direkan atau dijadikan microfilm, bahkan ada juga yang disimpan dalam memori komputer.
Dengan kode sandi yang diolah akan bisa ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berbentuk lembaran film, pita, atau rekaman. Untuk bentuk dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat digunakan sistem karsipan atau filling. Berbeda dengan dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannaya digunakan sistem perpustakaan.
Pembagian klasifikasi diawalai dengan pembagian utama yang dibagi menjadi divisi, divisi dan dibagi lagi menjadi seksi dan seksi dibagi menjadi subseksi.
Pembagian klasifikasi bisa dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.
Pola klasifikasi judul atau caption dan pembagian judul atas
Teknik dalam pengindeksan
Teknik menentukan kode
Prosedur dan teknik menyimpan
Menetapkan pencatatan yang dibutuhkan
Klasifikasi Judul Arsip
Setiap arsip yang disusun menurut sistem abjad diklasifikasikan menjadi empat kelompok, antara lain:
Arsip perseorangan: Arsip ini ditandai dengan judul (caption) nama perorangan
Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah
Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan
Arsip yang dikelola oleh badang-badan sosial.
Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”:
Sesudah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, maka selanjutnya dilakukan penentuan unit-unit yang paling penting. Hal ini dikenal dengan mengindeks
Teknik Menetapkan Kode
Teknik dalam menentukan kode, kita memakai suatu teknik yang mencakup suatu aturan-aturan dalam mengindeks.
√ Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya Pengertian Data dan Informasi, Ciri, Fungsi & Perbedaannya - Data dan informasi, banyak dari kita yang tidak mengetahui tentang perbedaan antara keduanya. Bahkan terlebih banyak juga yang tidak mengetahui pengertian atau…
Validitas adalah : Pengertian dan Reliabilitas, Jenis,… Validitas adalah : Pengertian dan Reliabilitas, Jenis, Prinsip, Cara Menghitungnya - Pada ulasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Validitas dan Reliabilitas. Yang meliputi pengertian dari para ahli, jenis, prinsip validitas…
√ Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan,… Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Komponen & Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teknologi informasi yang dikemukakan oleh para ahli dan juga tujuan,…
Turunan Fungsi Aljabar : Rumus, Aplikasi, Notasi, Perkalian… Turunan Fungsi Aljabar : Rumus, Aplikasi, Notasi, Perkalian Pembagian Dua Fungsi dan Contoh Soal - Apakah kamu mengerti apa yang di maksud dengan Turunan Fungsi Aljabar ? Pada kesempatan kali…
Minyak Bumi adalah : Pengertian, Sejarah, Tahap Pengolahan &… Minyak Bumi adalah : Pengertian, Sejarah, Tahap Pengolahan & Penggunaannya - Di pembahasan kali ini kalian akan mempelajari tentang Minyak Bumi. Yang meliputi pengertian, sejarah, tahap pengolahan dan pengunaan minyak bumi…
17 Pengertian Statistik Menurut Para Ahli (Pembahasan… 17 Pengertian Statistik Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Statistik merupakan salah satu ilmu yang sangat penting untuk dipelajari agar dapat memudahkan seseorang dalam membuat suatu penelitian, observasi ataupun riset yang…
Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan… Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan Contohnya - Bagaimana susunan teks pidato lingkungan yang baik dan benar ?, Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu hal-hal yang…
23 Pengertian Observasi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 23 Pengertian Observasi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Dalam sebuah penelitian ada teknik dalam melakukan sebuah penelitian, salah satunya adalah teknik observasi. Apa yang dimaksud dengan observasi? Observasi merupakan salah satu teknik…
Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit : Sejarah Awal dan… Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit : Sejarah Awal dan Peninggalannya - Bagaimanakah Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Kerajaan Majapahit dan hal-hal yang melingkupinya.Mari kita simak bersama pembahasannya…
Jenis Jenis Warna : Pengertian, Karakter dan Penjelasannya Jenis Jenis Warna : Pengertian, Karakter dan Penjelasannya - Apa saja jenis jenis dari warna dan penjelasannya? Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu hal-hal yang juga melingkupinya.…
Kingdom Animalia : Pengertian, Ciri, Klasifikasi dan Contoh… Kingdom Animalia : Pengertian, Ciri, Klasifikasi dan Contoh Filumnya - Apakah itu yang di maksud Kingdom Animalia?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya rumus lain yang juga melingkupinya.Mari…
Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara… Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara Membuat dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Makalah dan bagaimana Penulisannya yang baik dan benar ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan…
√ Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya… Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya (Lengkap) – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Tipografi. Yang mana dalam pembahasn kali ini menjelaskan pengertian tifografi, fungsi, elemen dan klasifikasinya dengan…
12 Tipe Dan Pengertian Database Menurut Para Ahli 12 Tipe Dan Pengertian Database Menurut Para Ahli – Disini saya akan membahas mengenai apa itu database dan tipe-tipe database. Database atau yang dikenal dengan sebutan basis data adalah merupakan…
Tenis Meja : Pengertian, Sejarah, Teknik, Peralatan,… Tenis Meja : Pengertian, Sejarah, Teknik, Peralatan, Peraturan, Jenis Pukulan dan Sistem Skor - Apa saja yang kamu ketahui tentang Tenis Meja ? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Apakah…
Cerpen Persahabatan : Pengertian ,Tips Menulis dan Contohnya Cerpen Persahabatan : Pengertian ,Tips Menulis dan Contohnya - Cerpen Persahabatan itu seperti apa?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Cerpen Persahabatan dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak bersama…
Contoh Soal Seni Budaya Kelas 10 (X) SMA/MA/SMK Semester 1… Contoh Soal Seni Budaya Kelas 10 (X) SMA/MA/SMK Semester 1 dan 2 (2019 dan 2020)- Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Soal Seni Budaya Kelas 10 Pilihan Ganda dan Essay…
√ 22 Pengertian Seni Lukis, Teknik, Unsur, Alat, Bahan,… 22 Pengertian Seni Lukis, Teknik, Unsur, Alat, Bahan, Aliran & Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang seni lukis. Pembahasan yang meliputi pengertian seni lukis menurut para ahli,…
Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya - Bagaimana cara menulis Kata Pengantar yang baik ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Kata Pengantar dan hal lain tentangnyanya.Mari kita simak…
√ Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis,… Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis, Ruang Lingkup, Prinsip, Dampak - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Koordinasi. Yang meliputi pengertian, syarat, tujuan, manfaat, jenis-jenis, ruang lingkup, prinsip, dampak…
Pengertian Metode Pembelajaran : Ciri, Tujuan, Jenis dan… Pengertian Metode Pembelajaran : Ciri, Tujuan, Jenis dan Pembahasannya - Apakah yang di maksud dengan Metode Pembelajaran?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga…
Konstitusi Adalah : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, Ruang… Konstitusi Adalah : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, Ruang Lingkup dan Sejarahnya - Apakah yang dimaksud dengan konstitusi? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu konstitusi dan hal yang melingkupinya.…
Contoh Teks Cerita Sejarah di Indonesia Contoh Teks Cerita Sejarah di Indonesia – Seperti apa Contoh dari Cerita Sejarah?Pada kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Contoh Cerita sejarah beserta strukturnya. Mari kita simak pembahasannya pada artikel di…
Tujuan Teks Eksplanasi : Pengertian, Struktur, Ciri, Kaidah,… Tujuan Teks Eksplanasi : Pengertian, Struktur, Ciri, Kaidah, Contoh – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teks eksplanasi. Yang meliputi pengertian teks eksplanasi, tujuan teks eksplanasi, struktur teks…
18 Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli (Lengkap) 18 Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli (Lengkap) - Jika anda sudah lulus dari bangku SMA (Sekolah Menengah Atas) tentu kalian akan melanjutkannya ke jenjang yang lebih tinggi yakni Perguruan Tinggi.…
√ 12 Pengertian Statistik, Tujuan, Manfaat, Fungsi &… 12 Pengertian Statistik, Tujuan, Manfaat, Fungsi & Jenisnya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kita akan menjelaskan tentang statistik. Pembahasan disini meliputi pengertian statistik menurut para ahli, tujuan statistik, manfaat statistik,…
Pengertian Prakarya, Kerajinan, Budidaya dan Pengolahan Pengertian Prakarya, Kerajinan, Budidaya dan Pengolahan – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membaha tentang Pengertian Prakarya. Yang man dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian prakarya, pengertian kerajinan, pengertian kewirausahaan,…
√ Pengertian Kata Keterangan, Ciri, Jenis dan Contohnya… Pengertian Kata Keterangan, Ciri, Jenis dan Contohnya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang kata keterangan. Yang meliputi pengertian, ciri-ciri, jenis kata dan contohnya dengan pembahasan lengkap dan…
Alat Optik : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bagian Bagiannya Alat Optik : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bagian Bagiannya - Apakah itu alat optik dan apa saja jenisnya? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang…
41 Pengertian Korupsi Menurut Para Ahli 41 Pengertian Korupsi Menurut Para Ahli – Pada kesempatan kali ini kami akan membahas tentang Korupsi. Pembahasan yang meliputi tentang pengertian korupsi menurut para ahli, bentuk-bentuk korupsi, faktor yang menjadi…
