√ Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean

Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean dokumen yang dijelaskan dengan lengkap dan ringan. Untuk lebih rincinya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.

Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean

Mari kita bahas lengkap pengertian dokumentasi terlebih dahulu dengan seksama.

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi yaitu sekumpulan dokumen-dokumen yang bisa memberikan keterangan atau bukti yang berhubungan dengan suatu proses pengumpulan dan pengolahan dokumen dengan sistematis dan juga menyebar luaskan untuk pengguna informasi tersebut.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah definisi dari para ahli tentang dokumentasi.

1. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

   Pengertian dokumentasi menurut KBBI adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

2. Wikipedia

   Pengertian dokumentasi menurut Wikipedia adalah sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyedikana dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisa, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.

   Dengan artian umum dokumentasi yaitu suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen.

3. Ensiklopeia Britania

   Pengertian dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.

4. FID (Federation International de Decomentation)

   Pengertian dokumentasi menurut FID adalah proses mengumpulkan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

5. Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

   Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet adalah suatu aktivitas usaha yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan menyebarkan suatu dokumen

Fungsi Dokumentasi

Dari segi fungsi dokumentasi adalah sebagai berikut:

• Dinamis yaitu dokumen yang bisa digunakan dengan cara langsung didalam prose menyelesaikan pekerjaan kantor
  • Dinamis aktif
  • Dinamis semi aktif
  • Dinamis in aktif
• Statis yaitu dokumen yang tidak digunakan dengan langsung didalam menyelesaikan pekerjaan kantor:
  • Dokumen koprol
  • Dokumen Literal
  • Dokumen Privat

Kegiatan atau Tugas Dokumentasi

Kegiatan dari dokumentasi adalah sebgai berikut:

• Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan
• Melakukan pencatatan dokumen
• Melakukan pengolahan dokumen
• Melakukan produksi dokumen
• Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen
• Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen

Manfaat Dokumentasi

Manfaat dari dokumentasi adalah sebagai berikut:

• Aspek Administrasi

  Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses.

• Aspek Hukum

  Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.

• Aspek Pendidikan

  Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan pelayanan  kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.

• Aspek Penelitian

  Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

• Aspek Ekonomi

  Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan.

• Aspek Manajemen

  Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.

Pengkodean Dokumen

Dalam dokumentasi terdapat pengkodean dokumen yang dilaksanakan dengan cara mencatat pada buku induk dokumen. Berikut ini pengkodean dalam dokumen:

1. Nomor yang urut
2. Tanggal dokumen atau data didapatkan
3. Penyusunan dokumen
4. Nama atau judul dokumen
5. Kota tempat diterbikan
6. Nama Penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman dokumen
9. Cara ketika mendapatkan pada saat sekarang, dokumen sudah banyak yang direkan atau dijadikan microfilm, bahkan ada juga yang disimpan dalam memori komputer.

Dengan kode sandi yang diolah akan bisa ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berbentuk lembaran film, pita, atau rekaman. Untuk bentuk dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat digunakan sistem karsipan atau filling. Berbeda dengan dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannaya digunakan sistem perpustakaan.

Pembagian klasifikasi diawalai dengan pembagian utama yang dibagi menjadi divisi, divisi dan dibagi lagi menjadi seksi dan seksi dibagi menjadi subseksi.

Pembagian klasifikasi bisa dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul atau caption dan pembagian judul atas
2. Teknik dalam pengindeksan
3. Teknik menentukan kode
4. Prosedur dan teknik menyimpan
5. Menetapkan pencatatan yang dibutuhkan

Klasifikasi Judul Arsip

Setiap arsip yang disusun menurut sistem abjad diklasifikasikan menjadi empat kelompok, antara lain:

1. Arsip perseorangan: Arsip ini ditandai dengan judul (caption) nama perorangan
2. Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah
3. Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan
4. Arsip yang dikelola oleh badang-badan sosial.

Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”:

Sesudah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, maka selanjutnya dilakukan penentuan unit-unit yang paling penting. Hal ini dikenal dengan mengindeks

Teknik Menetapkan Kode

Teknik dalam menentukan kode, kita memakai suatu teknik yang mencakup suatu aturan-aturan dalam mengindeks.

Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel kami lainnya.