Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan, peyimpanan administrasi kearsipan, pengawetan administrasi kearsipan dengan pembahasan lengkap dan ringan dipahami.

Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya

Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini.

Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan atau filing merupakan penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan yaitu aktivitas yang berkaitan dengan pemberkasan arsip-arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.

Menurut Mulyono Kearsipan yakni tata cara mengurus penyimpanan warkat berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku dengan selalu ingat 3 unsur pokok yang mencakup: penyimpangan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali.

Pengertian lain dari administrasi kearsipan atau filing yakni sebuah proses aktivitas mengatur arsip dengan memakai suatu sistem tertentu, sampai arsip-arsip tersebut bisa ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri yakni:

Pelaksanaannya mudah, sampai tidak memunculkan kesulitas baik dalam penyimpananny, pengambilan ataupun dalam pengembalian arsip-arsip.
Mudah dipahami, sehingga tidak memunculkan banyak kesalahan ketika dijalankan
Murah atau ekonomis, dalam makna tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya atapun dalam penggunaan tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip
Tidak menghabiskan tempat
Mudah dalam pencapaian, sehingga sangat memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, jika sewaktu-waktu dibutuhkan lagi.
Cocok untuk organisasi, dalam makna sesuai dengan jenis dan luas lingkup aktivitas organisasi.
Fleksibel atau luwes, sehingga bisa mudah diterapkan satuan organisasi yang bisa mengikuti perkembangan organisasi.
Bisa mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Maksudnya adalah bisa mencegah orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk ikut campur, atau yang tidak memiliki kewenangan dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbagai bentuk kerusakan yang dikarenakan oleh binatan misalnya rayap, serangga, bahkan dengan kelembapan udara dan sebagainya.
Memudahkan pengawasan, yakni dengan memakai berbagai macam pengawasan, yakni dengan memakai berbagai jenis kelengkapan atau peralatan. Seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip) dan lain sebagainya.

Fungi Kearsipan

Arsip memiliki fungsi untuk menyelenggarakan aktivitas administrasi kantor yang mana menurut fungsinya dibadi menjadi dua bagian yakni:

Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang dipakai dalam merencanakan, melaksanakan, menyelenggarakan, kehidupan kebangsaan yang umumnya atau digunakan dengan langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua sebagai berikut:

Arsip dinamis aktif: Adalah arsip yang masih digunakan dengan terus menerus untuk berlangsungnya pekerjaan di lingkungan untuk mengolah dari suatu organiassi/kantor.
Arsip dinamis in aktif: Adalah arsip yang tidak digunakan dengan terus menerus atau frekuensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dipakai dengan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan pada umumnya ataupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini adalah pertanggungjawaban nasional untuk pemerintahan dan nilai fungsinya sangat diperlukan pada generasi di masa depan.

Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip merupakan upaya untuk melaksanakan perlindungan terhadap arsip dari segala kemungkinan yang bisa saja terajdi (kejadian, peristiwa, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsik tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).

Tujuan dari perlindungan arsip yaitu melakukan penjagaan supaya arsip-arsip:

Tidak hilang
Tidak disalahgunakan oleh tangan-tangan orang yang tidak mempunyai tanggung jawab
Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
Agar tetap awet atau tidak rusak

Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsi seharusnya dilaksanakan dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu yang bisa untuk:

Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

Upaya dalam mengawetkan arsip bisa dilakukan dengan beragam cara seperti:

Mereproduksi atau fotografi
Restorasi dan menjilid arsip
Melakukan laminasi terhadap arsip

Upaya-upaya yang dilakukan untuk perlindungan arsip seperti disebutkan diatas masih dalam sifat yang dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban setiap organisasi pencipta arsip yang sifatny statis menjadi tanggung jawab dan kewenangan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.

Daftar Isi

1 Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya

Rekomendasi:

√ Pengertian Tata Bahasa, Sifat, Macam dan Bidangnya… Pengertian Tata Bahasa, Sifat, Macam dan Bidangnya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Tata Bahasa. Yang meliputi pengertian tata bahasa, sifat tata bahasa, macam-macam tata bahasa dan…
√ Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya… Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponennya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Arsip Elektronik. Yang meliputi pengertian, manfaat dan komponene arsip elektronik dengan pembahasan lengkap dan…
√ Pengertian Surat Kuasa, Fungsi, Macam, Ciri dan Unsurnya… Pengertian Surat Kuasa, Fungsi, Macam, Ciri dan Unsurnya (Lengkap) - Pada Pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Surat Kuasa. Yang akan dijelaskan secara lengkap mulai dari pengertian, fungsi, macam, ciri,…
√ Pengertian Listrik Dinamis Dan Contoh Listrik Dinamis… Pengertian Listrik Dinamis Dan Contoh Listrik Dinamis Lengkap – Pembahasan Kali ini akan mulai membahas artikel mengenai Listrik Dinamis dan juga contohnya. Mungkin bagi beberapa kalangan sudah tidak asing dengan…
Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan… Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan Struktur Recount Text - Apakah yang di maksud dengan recount text dan seperti apa contohnya ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas…
Bacaan Sholat Mayit Bacaan Sholat Mayit - Bagaimana bacaan dalam Shalat Mayit atau Jenazah dan Tata Caranya ?,Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya hal-hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama…
√ 29 Pengertian Knowledge Management Menurut Para Ahli… 29 Pengertian Knowledge Management Menurut Para Ahli (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang knowledge management atau manajemen pengetahuan. Penjelasan yang didasarkan oleh pendapat para ahli dengan lengkap…
√ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem… Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem…
√ Pengertian Taman Nasional, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Macam… Pengertian Taman Nasional, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Macam dan Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Taman Nasional. Yang meliputi pengertian, fungsi, tujuan, manfaat, macam dan contoh dengan pembahasan…
15 Pengertian Otonomi Daerah Menurut Para Ahli 15 Pengertian Otonomi Daerah Menurut Para Ahli - Negara Indonesia merupakan negara besar yang terdiri dari beragam suku, budaya, dan banyak kepulau. Untuk menjaga persatuan dan kesatuan bangsa sangatlah dibutuhkan, demi…
Surat Izin Sakit : Pengertian, Format dan Contohnya Surat Izin Sakit : Pengertian, Format dan Contohnya - Bagaimana menulis Surat Izin Sakit yang baik dan benar? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Surat Izin Sakit dan beberapa…
Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar… Akuntansi Syari’ah : Pengertian Menurut Para Ahli, Dasar Hukum, Ciri, Tujuan, Prinsip, Karakteristik Dan Kelebihannya - Apakah itu akuntansi syariah dan kelebihannya ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan…
Teks Pidato Perpisahan Kelas 6 : Isi Pokok, Karakteristik,… Teks Pidato Perpisahan Kelas 6 : Isi Pokok, Karakteristik, Tujuan dan Contoh Pidato - Bagaimana susunan teks pidato perpisahan kelas 6 yang baik dan benar serta mengharukan ?,Pada kesempatan kali…
Doa Masuk Rumah : Adab Keluar Masuk Rumah, Doa Keluar Rumah… Doa Masuk Rumah : Adab Keluar Masuk Rumah, Doa Keluar Rumah dan Keutamaannya - Bagaimana Bacaan Do'a Masuk dan Keluar Rumah yang dianjurkan dalam Islam ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id…
Kebugaran Jasmani : Pengertian, Komponen, Konsep, Unsur,… Kebugaran Jasmani : Pengertian, Komponen, Konsep, Unsur, Tujuan, Manfaat dan Bentuk Latihannya - Apa yang di maksud dengan Kebugaran jasmani ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Kebugaran Jasmani dan…
√ Pengertian Surat Pembaca, Fungsi, Manfaat, Ciri, Format… Pengertian Surat Pembaca, Fungsi, Manfaat, Ciri, Format Penulisan dan Contohnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Surat Pembaca. Penjelasan yang meliputi pengertian surat pembaca, fungsi surat pembaca, ciri-ciri…
74 Pengertian Pendidikan Menurut Para Ahli 74 Pengertian Pendidikan Menurut Para Ahli – Manusia sejak lahir ke dunia sudah mendapatkan pendidikan hingga ia masuk ke bangku sekolah. kata pendidikan sudah tidak asing lagi ditelinga, karena semua…
Tenis Meja : Pengertian, Sejarah, Teknik, Peralatan,… Tenis Meja : Pengertian, Sejarah, Teknik, Peralatan, Peraturan, Jenis Pukulan dan Sistem Skor - Apa saja yang kamu ketahui tentang Tenis Meja ? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Apakah…
Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya - Cerpen Motivasi itu seperti apa?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Cerpen Persahabatan dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak…
√ Pengertian Surat, Menurut Para Ahli, Ciri, Jenis dan… Pengertian Surat, Menurut Para Ahli, Ciri, Jenis dan Fungsinya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Pengertian Surat. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian surat, surat…
Iman Kepada Qada dan Qadar : Pengertian, Dalil, Hikmah dan… Iman Kepada Qada dan Qadar : Pengertian, Dalil, Hikmah dan Fungsinya - Apakah yang di maksud dengan Iman Kepada Qada dan Qadar ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan…
√ Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode… Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode Etiknya - Pada pembahasan kali ini Seputar Pengetahuan akan menjelaskan tentang Jurnalistik. Jurnalistik merupakan suatu ilmu atau teknik dalam mengumpulkan, menulis, mengedit atau melakukan publikasi…
Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit : Sejarah Awal dan… Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit : Sejarah Awal dan Peninggalannya - Bagaimanakah Kehidupan Politik Kerajaan Majapahit ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Kerajaan Majapahit dan hal-hal yang melingkupinya.Mari kita simak bersama pembahasannya…
Surat Tidak Masuk Sekolah : Format dan Contohnya Surat Tidak Masuk Sekolah : Format dan Contohnya - Bagaimana penulisan surat tidak masuk sekolah yang baik dan benar ? Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Surat Tidak…
√ Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis dan Kegiatannya Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis dan Kegiatannya - Di pembahasan kali ini kalian akan mempelajari tentang Bank Umum. Yang meliputi pengertian, tugas dan fungsi, jenis-jenis dan kegiatan bank umum dengan…
√ Pengertian Desa Menurut Para Ahli dan Penjelasannya… Pengertian Desa Menurut Para Ahli dan Penjelasannya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Desa. Pembahasan yang meliputi pengertian desa dari para ahli, ciri-ciri desa, fungsi desa, unsur-unsur…
Pengertian Metode Pembelajaran : Ciri, Tujuan, Jenis dan… Pengertian Metode Pembelajaran : Ciri, Tujuan, Jenis dan Pembahasannya - Apakah yang di maksud dengan Metode Pembelajaran?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga…
30 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli 30 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli - Sebagian orang mengenal administrasi pasti sesuatu yang berhubungan dengan hitung menghitung dan angka-angka. Padahal administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan yang memiliki aturan dan…
Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya - Apa sajakah jenis jenis dari surat dinas itu?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari…
√ Gaya Gesek : Pengertian, Jenis, Sifat dan Contohnya Gaya Gesek : Pengertian, Jenis, Sifat dan Contohnya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Gaya Gesek. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengetian gaya gesek, jenis,…