Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan, peyimpanan administrasi kearsipan, pengawetan administrasi kearsipan dengan pembahasan lengkap dan ringan dipahami.

Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya

Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini.

Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan atau filing merupakan penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan yaitu aktivitas yang berkaitan dengan pemberkasan arsip-arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.

Menurut Mulyono Kearsipan yakni tata cara mengurus penyimpanan warkat berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku dengan selalu ingat 3 unsur pokok yang mencakup: penyimpangan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali.

Pengertian lain dari administrasi kearsipan atau filing yakni sebuah proses aktivitas mengatur arsip dengan memakai suatu sistem tertentu, sampai arsip-arsip tersebut bisa ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri yakni:

Pelaksanaannya mudah, sampai tidak memunculkan kesulitas baik dalam penyimpananny, pengambilan ataupun dalam pengembalian arsip-arsip.
Mudah dipahami, sehingga tidak memunculkan banyak kesalahan ketika dijalankan
Murah atau ekonomis, dalam makna tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya atapun dalam penggunaan tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip
Tidak menghabiskan tempat
Mudah dalam pencapaian, sehingga sangat memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, jika sewaktu-waktu dibutuhkan lagi.
Cocok untuk organisasi, dalam makna sesuai dengan jenis dan luas lingkup aktivitas organisasi.
Fleksibel atau luwes, sehingga bisa mudah diterapkan satuan organisasi yang bisa mengikuti perkembangan organisasi.
Bisa mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Maksudnya adalah bisa mencegah orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk ikut campur, atau yang tidak memiliki kewenangan dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbagai bentuk kerusakan yang dikarenakan oleh binatan misalnya rayap, serangga, bahkan dengan kelembapan udara dan sebagainya.
Memudahkan pengawasan, yakni dengan memakai berbagai macam pengawasan, yakni dengan memakai berbagai jenis kelengkapan atau peralatan. Seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip) dan lain sebagainya.

Fungi Kearsipan

Arsip memiliki fungsi untuk menyelenggarakan aktivitas administrasi kantor yang mana menurut fungsinya dibadi menjadi dua bagian yakni:

Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang dipakai dalam merencanakan, melaksanakan, menyelenggarakan, kehidupan kebangsaan yang umumnya atau digunakan dengan langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua sebagai berikut:

Arsip dinamis aktif: Adalah arsip yang masih digunakan dengan terus menerus untuk berlangsungnya pekerjaan di lingkungan untuk mengolah dari suatu organiassi/kantor.
Arsip dinamis in aktif: Adalah arsip yang tidak digunakan dengan terus menerus atau frekuensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dipakai dengan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan pada umumnya ataupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini adalah pertanggungjawaban nasional untuk pemerintahan dan nilai fungsinya sangat diperlukan pada generasi di masa depan.

Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip merupakan upaya untuk melaksanakan perlindungan terhadap arsip dari segala kemungkinan yang bisa saja terajdi (kejadian, peristiwa, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsik tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).

Tujuan dari perlindungan arsip yaitu melakukan penjagaan supaya arsip-arsip:

Tidak hilang
Tidak disalahgunakan oleh tangan-tangan orang yang tidak mempunyai tanggung jawab
Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
Agar tetap awet atau tidak rusak

Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsi seharusnya dilaksanakan dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu yang bisa untuk:

Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

Upaya dalam mengawetkan arsip bisa dilakukan dengan beragam cara seperti:

Mereproduksi atau fotografi
Restorasi dan menjilid arsip
Melakukan laminasi terhadap arsip

Upaya-upaya yang dilakukan untuk perlindungan arsip seperti disebutkan diatas masih dalam sifat yang dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban setiap organisasi pencipta arsip yang sifatny statis menjadi tanggung jawab dan kewenangan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.

Daftar Isi

Rekomendasi:

Ciri Ciri Planet : Macam Macam Planet dan Karakteristiknya Ciri Ciri Planet : Macam Macam Planet dan Karakteristiknya - Apa saja Ciri Ciri yang harus dimiliki sebuah Planet ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya, meliputi tujuan,contoh dan tentunya…
74 Pengertian Pendidikan Menurut Para Ahli 74 Pengertian Pendidikan Menurut Para Ahli – Manusia sejak lahir ke dunia sudah mendapatkan pendidikan hingga ia masuk ke bangku sekolah. kata pendidikan sudah tidak asing lagi ditelinga, karena semua…
Rekam Medis : Pengertian Menurut para ahli, Tujuan, Jenis,… Rekam Medis : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Jenis, Fungsi dan Manfaatnya - Apakah itu Rekam Medis?,Sebuah istilah yang tentunya digunakan dalam dunia kedokteran.Untuk lebih mengerti apa maksudnya Rekam Medis…
√ Pengertian Tata Surya, Teori Terbentuk dan Susunannya… Pengertian Tata Surya, Teori Terbentuk dan Susunannya (Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang tata surya. Yang meliputi pengertian tata surya, teori terbentuk tata surya, dan susunan tata…
√ Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat &… Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean…
√ Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode… Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode Etiknya - Pada pembahasan kali ini Seputar Pengetahuan akan menjelaskan tentang Jurnalistik. Jurnalistik merupakan suatu ilmu atau teknik dalam mengumpulkan, menulis, mengedit atau melakukan publikasi…
Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya Cerpen Motivasi : Pengertian, Tips Menulis dan Contohnya - Cerpen Motivasi itu seperti apa?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Cerpen Persahabatan dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak…
√ 12 Pengertian Administrasi Negara Menurut Para Ahli… 12 Pengertian Administrasi Negara Menurut Para Ahli Terlengkap - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang administrasi negara atau administrasi publik. Yang mana pembahasan ini berdasarkan dari para ahli…
√ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem… Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem…
Surat Pengunduran Diri : Pengertian, Alasan, Fungsi, Format… Surat Pengunduran Diri : Pengertian, Alasan, Fungsi, Format dan Contohnya - Bagaimana membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang surat pengunduran diri…
√ Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli, Peran dan… Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli, Peran dan Jenisnya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Pengertian Sekretaris. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian sekretaris menurut para…
Surat Masuk : Pengertian, Tujuan, Jenis dan Perbedaan dengan… Surat Masuk : Pengertian, Tujuan, Jenis dan Perbedaan dengan Surat Keluar - Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ,…
Listrik Statis : Pengertian dan Contohnya Listrik Statis : Pengertian dan Contohnya – Pada pembahasan sebelumnya kita sudah membahas mengenai listrik dinamis. Dan pada pembahasan kali ini kita akan melanjutkan pembahasan tentang listrik yaitu listrik statis. Untuk…
15 Pengertian Otonomi Daerah Menurut Para Ahli 15 Pengertian Otonomi Daerah Menurut Para Ahli - Negara Indonesia merupakan negara besar yang terdiri dari beragam suku, budaya, dan banyak kepulau. Untuk menjaga persatuan dan kesatuan bangsa sangatlah dibutuhkan, demi…
√ Pengertian Surat Kuasa, Fungsi, Macam, Ciri dan Unsurnya… Pengertian Surat Kuasa, Fungsi, Macam, Ciri dan Unsurnya (Lengkap) - Pada Pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Surat Kuasa. Yang akan dijelaskan secara lengkap mulai dari pengertian, fungsi, macam, ciri,…
Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara… Makalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Jenis, Struktur, Cara Membuat dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Makalah dan bagaimana Penulisannya yang baik dan benar ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan…
Surat Penawaran Barang : Pengertian, Cara Penyusunan, Format… Surat Penawaran Barang : Pengertian, Cara Penyusunan, Format dan Contohnya - Bagaimana bentuk Surat Penawaran Barang ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya hal-hal lain yang juga melingkupinya.Mari…
√ 13 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Terlengkap 13 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Terlengkap - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Arsip. Yang mana penjelasan ini berdasarkan pendapat para ahli dengan masing-masing pernyataan tentang pengertian…
√ Pengertian Administrasi Negara, Tujuan, Ciri, Ruang… Pengertian Administrasi Negara, Tujuan, Ciri, Ruang Lingkup & Contoh - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Negara. Yang meliputi pengertian administrasi negara, tujuan, ciri-ciri dan ruang lingkup administrasi…
Minat adalah : Pengertian Menurut Para Ahli, Faktor &… Minat adalah : Pengertian Menurut Para Ahli, Faktor & Contohnya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Minat. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian minat, karakteristik, serta…
Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan… Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan Struktur Recount Text - Apakah yang di maksud dengan recount text dan seperti apa contohnya ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas…
Surat Izin Sakit : Pengertian, Format dan Contohnya Surat Izin Sakit : Pengertian, Format dan Contohnya - Bagaimana menulis Surat Izin Sakit yang baik dan benar? Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Surat Izin Sakit dan beberapa…
Doa dan Dzikir Setelah Sholat Doa dan Dzikir Setelah Sholat - Bagaimana bacaan Doa dan Dzikir sesudah sholat ?,Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya hal-hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama pembahasannya…
30 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli 30 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli - Sebagian orang mengenal administrasi pasti sesuatu yang berhubungan dengan hitung menghitung dan angka-angka. Padahal administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan yang memiliki aturan dan…
√ Pengertian Perlindungan Konsumen, Tujuan dan Asasnya Pengertian Perlindungan Konsumen, Tujuan dan Asasnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Perlindungan Konsumen. Yang meliputi pengertian, tujuan dan asas-asas perlindungan konsumen dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami.…
√ 28 Pengertian Berita Menurut Para Ahli (Pembahasan… 28 Pengertian Berita Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang berita. Pembahasan yang dimaksuda disini adalah pengertian berita menurut para ahli yang sudah dirangkum…
Teks Pidato Perpisahan Kelas 6 : Isi Pokok, Karakteristik,… Teks Pidato Perpisahan Kelas 6 : Isi Pokok, Karakteristik, Tujuan dan Contoh Pidato - Bagaimana susunan teks pidato perpisahan kelas 6 yang baik dan benar serta mengharukan ?,Pada kesempatan kali…
√ Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis dan Kegiatannya Pengertian Bank Umum, Tugas, Fungsi, Jenis dan Kegiatannya - Di pembahasan kali ini kalian akan mempelajari tentang Bank Umum. Yang meliputi pengertian, tugas dan fungsi, jenis-jenis dan kegiatan bank umum dengan…
√ Pengertian Surat, Menurut Para Ahli, Ciri, Jenis dan… Pengertian Surat, Menurut Para Ahli, Ciri, Jenis dan Fungsinya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Pengertian Surat. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian surat, surat…
√ Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis,… Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis, Ruang Lingkup, Prinsip, Dampak - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Koordinasi. Yang meliputi pengertian, syarat, tujuan, manfaat, jenis-jenis, ruang lingkup, prinsip, dampak…