Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan, peyimpanan administrasi kearsipan, pengawetan administrasi kearsipan dengan pembahasan lengkap dan ringan dipahami.
Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya
Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini.
Pengertian Administrasi Kearsipan
Administrasi kearsipan atau filing merupakan penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan yaitu aktivitas yang berkaitan dengan pemberkasan arsip-arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.
Menurut Mulyono Kearsipan yakni tata cara mengurus penyimpanan warkat berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku dengan selalu ingat 3 unsur pokok yang mencakup: penyimpangan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali.
Pengertian lain dari administrasi kearsipan atau filing yakni sebuah proses aktivitas mengatur arsip dengan memakai suatu sistem tertentu, sampai arsip-arsip tersebut bisa ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri yakni:
- Pelaksanaannya mudah, sampai tidak memunculkan kesulitas baik dalam penyimpananny, pengambilan ataupun dalam pengembalian arsip-arsip.
- Mudah dipahami, sehingga tidak memunculkan banyak kesalahan ketika dijalankan
- Murah atau ekonomis, dalam makna tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya atapun dalam penggunaan tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip
- Tidak menghabiskan tempat
- Mudah dalam pencapaian, sehingga sangat memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, jika sewaktu-waktu dibutuhkan lagi.
- Cocok untuk organisasi, dalam makna sesuai dengan jenis dan luas lingkup aktivitas organisasi.
- Fleksibel atau luwes, sehingga bisa mudah diterapkan satuan organisasi yang bisa mengikuti perkembangan organisasi.
- Bisa mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Maksudnya adalah bisa mencegah orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk ikut campur, atau yang tidak memiliki kewenangan dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbagai bentuk kerusakan yang dikarenakan oleh binatan misalnya rayap, serangga, bahkan dengan kelembapan udara dan sebagainya.
- Memudahkan pengawasan, yakni dengan memakai berbagai macam pengawasan, yakni dengan memakai berbagai jenis kelengkapan atau peralatan. Seperti kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip) dan lain sebagainya.
Fungi Kearsipan
Arsip memiliki fungsi untuk menyelenggarakan aktivitas administrasi kantor yang mana menurut fungsinya dibadi menjadi dua bagian yakni:
Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dipakai dalam merencanakan, melaksanakan, menyelenggarakan, kehidupan kebangsaan yang umumnya atau digunakan dengan langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua sebagai berikut:
- Arsip dinamis aktif: Adalah arsip yang masih digunakan dengan terus menerus untuk berlangsungnya pekerjaan di lingkungan untuk mengolah dari suatu organiassi/kantor.
- Arsip dinamis in aktif: Adalah arsip yang tidak digunakan dengan terus menerus atau frekuensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dipakai dengan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan pada umumnya ataupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini adalah pertanggungjawaban nasional untuk pemerintahan dan nilai fungsinya sangat diperlukan pada generasi di masa depan.
Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip merupakan upaya untuk melaksanakan perlindungan terhadap arsip dari segala kemungkinan yang bisa saja terajdi (kejadian, peristiwa, serangan hama pemakan/perusak arsip) sehingga arsik tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan dari perlindungan arsip yaitu melakukan penjagaan supaya arsip-arsip:
- Tidak hilang
- Tidak disalahgunakan oleh tangan-tangan orang yang tidak mempunyai tanggung jawab
- Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
- Agar tetap awet atau tidak rusak
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsi seharusnya dilaksanakan dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu yang bisa untuk:
- Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
- Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
- Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah
Pengawetan Arsip
Upaya dalam mengawetkan arsip bisa dilakukan dengan beragam cara seperti:
- Mereproduksi atau fotografi
- Restorasi dan menjilid arsip
- Melakukan laminasi terhadap arsip
Upaya-upaya yang dilakukan untuk perlindungan arsip seperti disebutkan diatas masih dalam sifat yang dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban setiap organisasi pencipta arsip yang sifatny statis menjadi tanggung jawab dan kewenangan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
Daftar Isi
