Home » √ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya
√ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya
Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.
Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Arsip
Arsip adalah suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain sebagainya.
Seiring dengan perkembangan kemajuan alat data dan informas yang telah sampai era komputerisasi, maka arsip saat ini bisa direkam pada kertas kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita magnetik dan lain sebagainya).
Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah berupa corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang sudah dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta meupun perorangan, berupa cora apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka menjalankan kehidupan kebangsaan.
Fungsi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan fungsi statis. Sedangkan menurut Drs. Anhar Fungsi Arsip adalah:
Merupakan alat penyimpanan warkat
Merupakan alat bantuan perpustakaan
Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil
Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan perusahaan.
Jenis-Jenis Arsip
Dilihat dari sudut hukum dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip:
Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan arsip yang diatasnya ada tanda tangan asli dengan tinga yang artinya bukan fotokopi atau film, sebagai tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip otentik bisa digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangah asli dengan tinta. Arsip ini bisa dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media komputer misalnya disket dan sebagainya.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimapan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dijalankan berhubungan dengan akan disimpannya sebuah warkat. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)
Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) ialah file yang dipakai untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang mencakup 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.
Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya bisa dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai diproses baru kemudian warkat dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet) yang digunakan.
Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Pada umumnya kantor-kantor tidak memperhatikan prosedur atau langkah demi langkah penyimapanan warkat. Dengan pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang di prosedur permulaan, sedang jika telah sampai kepada penyimpanan, kecepatan menemukan dokumen memiliki peranan penting. Dan kecepatan ini banyak bergantung dengan sistem yang dipakai, peralatan dan petugas filing.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan yaitu sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat supaya mudah dalam pengerjakan penyimpanan bisa dibuat dan ditemukan warkat yang telah disimpan bisa dilakukan dengan lebih cepat jika warkat tersebut di waktu tertentu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan memiliki prinsip yaitu menyimpan menurut kata tangkat (caption) dari warkat yang disimpam baik dalam bentuk huruf ataupun angka yang ditata berdasarkan urutan tertentu. Pada dasarnya terdapat dua jenis urutan, yakni urutan abjad dan urutan angkat. Sistem penyimpanan yang menurut urutan abjad adalah sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang menurut urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Seringkali sistem penyimpanan yang bisa digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71)
√ Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis,… Pengertian Koordinasi, Syarat, Tujuan, Manfaat, Jenis, Ruang Lingkup, Prinsip, Dampak - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Koordinasi. Yang meliputi pengertian, syarat, tujuan, manfaat, jenis-jenis, ruang lingkup, prinsip, dampak…
√ Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan,… Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan,…
Pers adalah : Pengertian, Ciri, Dasar Hukum, Fungsi, Peranan… Pers adalah : Pengertian, Ciri, Dasar Hukum, Fungsi, Peranan dan Jenisnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Pers. Yang meliputi pengertian, ciri-ciri, dasar hukum, fungsi, peranan, jenis-jenis pers…
Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya Runtuhnya Kerajaan Kediri : Sejarah dan Peninggalannya - Kerajaan Kediri atau Kerajaan Kadiri atau Kerajaan panjalu adalah sebuah kerajaan yang ada di Jawa Timur antara tahun 1042-1222. Kerajaan tersebut di kota…
Komunikasi Adalah : Tujuan, Fungsi, Syarat, Model dan… Komunikasi Adalah : Tujuan, Fungsi, Syarat, Model dan Jenisnya -Apa yang di maksud dengan Komunikasi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Komunikasi dan hal-hal lain tentangnya.Mari kita simak…
Komunikasi Daring : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat,… Komunikasi Daring : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Jenis, Komponen - Di pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Komunikasi Dalam Jaringan (Daring). Yang meliputi pengertian, fungsi, tujuan, manfaat, jenis-jenis, komponen, kelebihan…
Bilangan Romawi : Sejarah, Angka Dasar, Cara Menulis, Rumus… Bilangan Romawi : Sejarah, Angka Dasar, Cara Menulis, Rumus dan Kekurangannya - Apakah Kau tahu apa itu bilangan romawi dan bagaimana cara membacanya ?,Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya, meliputi…
Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya Jenis-Jenis Surat Dinas, Ciri, Fungsi Dan Contohnya - Apa sajakah jenis jenis dari surat dinas itu?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari…
√ Pengertian Poster, Tujuan, Ciri, Syarat, Jenis dan… Pengertian Poster, Tujuan, Ciri, Syarat, Jenis dan Contohnya Lengkap - Pada pembahasan kali ini kita akan menjelaskan tentang Poster. Yang meliputi pengertian, tujuan, syarat, ciri-ciri, jenis dan cara membuat dengan pembahasan…
Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan… Contoh Recount Text Singkat : Pengertian, Ciri, Jenis dan Struktur Recount Text - Apakah yang di maksud dengan recount text dan seperti apa contohnya ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas…
Teks Prosedur Kompleks : Pengertian, Tujuan, Struktur, Ciri,… Teks Prosedur Kompleks : Pengertian, Tujuan, Struktur, Ciri, Kaidah Kebahasaan dan Contohnya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teks prosedur kompleks. Yang meliputi dari pengertian teks prosedur…
Sistem Informasi : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Komponen,… Sistem Informasi : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Komponen, Ciri Ciri, Jurusan, Contoh - Apakah yang di maksud dengan Sistem Informasi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Sistem Informasi…
√ Pengertian Komunikasi Bisnis, Tujuan, Fungsi, Bentuk dan… Pengertian Komunikasi Bisnis, Tujuan, Fungsi, Bentuk dan Unsurnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang komunikasi bisnis. Yang meliputi pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli, tujuan komunikasi bisnis, fungsi…
6 Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli… 6 Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli (Lengkap) - Pada kesempatan yang lalu, kita pernah membahas tentang pengertian komunikasi, lengkap dijelaskan disana oleh menurut para ahli. Nah kali ini kita akan…
√ Pengertian Bimbingan dan Konseling, Tujuan, Fungsi dan… Pengertian Bimbingan dan Konseling, Tujuan, Fungsi dan Asasnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Bimbingan dan Konseling. Yang meliputi pengertian, tujuan, fungsi, asas bimbingan dan konseling dengan pembahasan…
Turunan Fungsi Aljabar : Rumus, Aplikasi, Notasi, Perkalian… Turunan Fungsi Aljabar : Rumus, Aplikasi, Notasi, Perkalian Pembagian Dua Fungsi dan Contoh Soal - Apakah kamu mengerti apa yang di maksud dengan Turunan Fungsi Aljabar ? Pada kesempatan kali…
Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang… Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang Lingkup – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang SIG atau sistem informasi geografis. Yang meliputi pengertian SIG, manfaat, komponen, ruang…
√ 37 Pengertian Investasi Menurut Para Ahli Terlengkap 37 Pengertian Investasi Menurut Para Ahli Terlengkap - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang investasi. Yang mana penjelasan ini tentang pengertian investasi menurut para ahli yang sudah dirangkum…
√ Pengertian Komunikasi Interpersonal, Tujuan, Fungsi,… Pengertian Komunikasi Interpersonal, Tujuan, Fungsi, Faktor dan Aspeknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang komunikasi interpersonal. Dengan pembahasan lengkap yang meliputi pengertian komunikasi interpersonal, tujuan dan fungsi komunikasi…
Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan… Akuntansi : Pengertian, Sejarah, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Jenis Bidangnya - Apa yang di maksud dengan istilah Akuntansi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Akuntansi dan hal-hal yang melingkupinya.…
Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi - Apa yang di maksud dengan resensi buku non fiksi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Resensi Buku…
Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi,… Teks LHO : Pengertian, Ciri, Sifat, Tujuan, Fungsi, Struktur, Kaidah Kebahasaan dan Contoh - Apa yang di maksud dengan Teks LHO atau Teks Laporan Hasil Observasi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id…
Tanda Baca : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contoh Tanda Baca : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contoh - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Tanda Baca. Yang meliputi pengertian, fungsi, jenis-jenis dan contoh penggunaan tanda baca dengan…
Koordinat Kartesius : Pengertian, Sistem, Diagram dan Contoh… Koordinat Kartesius : Pengertian, Sistem, Diagram dan Contoh Soal - Apa yag di maksud dengan koordinat Kartesius ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Koordinat Kartesius dan hal-hal yang melingkupinya.…
√ Pengertian Media Sosial, Karakteristik, Fungsi, Jenis &… Pengertian Media Sosial, Karakteristik, Fungsi, Jenis & Dampaknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang media sosial. Yang meliputi pengertian, karakteristik, fungsi, jenis-jenis dan dampak dari media sosial dengan…
√ Pengertian Media Komunikasi, Teori, Fungsi, Jenis,… Pengertian Media Komunikasi, Teori, Fungsi, Jenis, Karakteristik & Bentuknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Media Komunikasi. Yang meliputi pengertian media komunikasi, teori media komunikasi, fungsi media komunikasi,…
Tesis adalah : Pengertian, Ciri, Tujuan, Jenis,… Tesis adalah : Pengertian, Ciri, Tujuan, Jenis, Karakteristiknya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang tesis. Penjelasan disini meliputi pengertian tesis, ciri-ciri tesis, tujuan tesis, jenis tesis, karakteristik…
Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya - Bagaimana cara menulis Kata Pengantar yang baik ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Kata Pengantar dan hal lain tentangnyanya.Mari kita simak…
√ Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat &… Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean…
Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan… Pidato Lingkungan : Pengertian, Tujuan, Karakteristik dan Contohnya - Bagaimana susunan teks pidato lingkungan yang baik dan benar ?, Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu hal-hal yang…