Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.

Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya

Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.

Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain sebagainya.

Seiring dengan perkembangan kemajuan alat data dan informas yang telah sampai era komputerisasi, maka arsip saat ini bisa direkam pada kertas kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita magnetik dan lain sebagainya).

Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah berupa corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang sudah dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta meupun perorangan, berupa cora apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka menjalankan kehidupan kebangsaan.

Fungsi Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan fungsi statis. Sedangkan menurut Drs. Anhar Fungsi Arsip adalah:

Merupakan alat penyimpanan warkat
Merupakan alat bantuan perpustakaan
Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil
Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan perusahaan.

Jenis-Jenis Arsip

Dilihat dari sudut hukum dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip:

Arsip Otentik

Arsip otentik merupakan arsip yang diatasnya ada tanda tangan asli dengan tinga yang artinya bukan fotokopi atau film, sebagai tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip otentik bisa digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

Arsip Tidak Otentik

Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangah asli dengan tinta. Arsip ini bisa dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media komputer misalnya disket dan sebagainya.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimapan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dijalankan berhubungan dengan akan disimpannya sebuah warkat. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)

Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) ialah file yang dipakai untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang mencakup 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.

Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya bisa dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai diproses baru kemudian warkat dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet) yang digunakan.

Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Pada umumnya kantor-kantor tidak memperhatikan prosedur atau langkah demi langkah penyimapanan warkat. Dengan pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang di prosedur permulaan, sedang jika telah sampai kepada penyimpanan, kecepatan menemukan dokumen memiliki peranan penting. Dan kecepatan ini banyak bergantung dengan sistem yang dipakai, peralatan dan petugas filing.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan yaitu sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat supaya mudah dalam pengerjakan penyimpanan bisa dibuat dan ditemukan warkat yang telah disimpan bisa dilakukan dengan lebih cepat jika warkat tersebut di waktu tertentu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan memiliki prinsip yaitu menyimpan menurut kata tangkat (caption) dari warkat yang disimpam baik dalam bentuk huruf ataupun angka yang ditata berdasarkan urutan tertentu. Pada dasarnya terdapat dua jenis urutan, yakni urutan abjad dan urutan angkat. Sistem penyimpanan yang menurut urutan abjad adalah sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang menurut urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.

Seringkali sistem penyimpanan yang bisa digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71)

Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.

Daftar Isi

Rekomendasi:

√ Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode… Pengertian Jurnalistik, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Kode Etiknya - Pada pembahasan kali ini Seputar Pengetahuan akan menjelaskan tentang Jurnalistik. Jurnalistik merupakan suatu ilmu atau teknik dalam mengumpulkan, menulis, mengedit atau melakukan publikasi…
Kata Kata Bijak Islami Kata Kata Bijak Islami - Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Kata Kata Bijak Islami dan contohnya.Mari kita simak bersama pembahasannya pada artikel di bawah ini untuk lebih dapat…
24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan… 24 Pengertian Informasi Menurut Para Ahli (Pembahasan Lengkap) - Disini seputarpengetahuan.com akan membahas mengenai Informasi, pasti semua sudah tidak asing lagi mendengar kata tersebut. Informasi merupakan sebuah hal yang sangat penting bagi seseorang…
Desain Grafis : Pengertian, Jenis, Ketrampilan, Aplikasi,… Desain Grafis : Pengertian, Jenis, Ketrampilan, Aplikasi, Prinsip dan Elemen - Di zaman serba komputerisasi saat ini adakah yang belum paham apa itu yang di maksud Desain Grafis? Pada kesempatan…
Kerajinan Dari Bahan Keras : Pengertian, Jenis, Teknik,… Kerajinan Dari Bahan Keras : Pengertian, Jenis, Teknik, Tahapan Cara Membuat dan Contohnya - Apa itu kerajinan dari bahan keras ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya hal-hal…
Contoh Frasa : Jenis-Jenis Frasa dengan Penjelasannya Contoh Frasa : Jenis-Jenis Frasa dengan Penjelasannya - Tahukah Kamu apakah itu Frasa dan Contohnya apa saja ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Jenis -jenis frasa dan Contohnya…
√ Pengertian Audit Sistem Informasi, Tujuan, Jenis, Tahapan,… Pengertian Audit Sistem Informasi, Tujuan, Jenis, Tahapan, Ruang Lingkup - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Audit Sistem Informasi. Yang meliputi pengertian audit sistem informasi, tujuan audit sistem informasi,…
Kaidah Kebahasaan Teks Eksposisi : Pengertian, Tujuan, Ciri,… Kaidah Kebahasaan Teks Eksposisi : Pengertian, Tujuan, Ciri, Struktur, Jenis, Contoh – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang teks eksposisi. Yang meliputi pengertian, ciri-ciri, struktur, kaidah, jenis-jenis dan…
Rekam Medis : Pengertian Menurut para ahli, Tujuan, Jenis,… Rekam Medis : Pengertian Menurut Para Ahli, Tujuan, Jenis, Fungsi dan Manfaatnya - Apakah itu Rekam Medis?,Sebuah istilah yang tentunya digunakan dalam dunia kedokteran.Untuk lebih mengerti apa maksudnya Rekam Medis…
7 Rekomendasi Mesin Pencari Gambar Terbalik 2023 seputarpengetahuan.co.id - Menemukan sekumpulan gambar bebas hak cipta yang bagus bukanlah tugas yang mudah. Butuh berjam-jam dan terkadang berhari-hari untuk memilah-milah semua opsi. Foto mana yang dapat saya gunakan kembali? Yang…
Vektor : Pengertian, Materi, Rumus dan Contoh Soal Vektor : Pengertian, Materi, Rumus dan Contoh Soal - Apakah yang di maksud dengan Vektor dalam operasi matematika ?Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas Vektor dan hal-hal lain tentangnya.…
Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi,… Sistem Informasi Manajemen : Pengertian, Manfaat, Fungsi, Tujuan dan Jenis Penerapannya - Apa itu yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen?,Pada kesempatan kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentu pula…
Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang… Sistem Informasi Geografis : Pengertian, Manfaat, dan Ruang Lingkup – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang SIG atau sistem informasi geografis. Yang meliputi pengertian SIG, manfaat, komponen, ruang…
Test PAPI Kostick : Pengertian, Tujuan, Bidang Aspek,… Test PAPI Kostick : Pengertian, Tujuan, Bidang Aspek, Prosedur Skoring, Kelebihan dan Kekurangannya - Apakah itu PAPI Kostick?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang…
Kontaminasi adalah : Jenis, Penyebab, Pencegahan Dan… Kontaminasi adalah : Jenis, Penyebab, Pencegahan Dan Contohnya - Apakah itu kontaminasi ?, Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya dan tentunya tentang hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita simak bersama…
√ Pengertian Diksi, Fungsi, Ciri, Jenis, Manfaat dan… Pengertian Diksi, Fungsi, Ciri, Jenis, Manfaat dan Contohnya – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Pengertian Diksi. Yang mana dalam pembahasan kali ini menjelaskan pengertian diksi, fungsi, ciri,…
6 Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli… 6 Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli (Lengkap) - Pada kesempatan yang lalu, kita pernah membahas tentang pengertian komunikasi, lengkap dijelaskan disana oleh menurut para ahli. Nah kali ini kita akan…
Tesis adalah : Pengertian, Ciri, Tujuan, Jenis,… Tesis adalah : Pengertian, Ciri, Tujuan, Jenis, Karakteristiknya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang tesis. Penjelasan disini meliputi pengertian tesis, ciri-ciri tesis, tujuan tesis, jenis tesis, karakteristik…
√ Pengertian Media Komunikasi, Teori, Fungsi, Jenis,… Pengertian Media Komunikasi, Teori, Fungsi, Jenis, Karakteristik & Bentuknya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Media Komunikasi. Yang meliputi pengertian media komunikasi, teori media komunikasi, fungsi media komunikasi,…
√ 23 Pengertian Perpustakaan Menurut Para Ahli (Bahas… 23 Pengertian Perpustakaan Menurut Para Ahli (Bahas Lengkap) - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang perpustaan. Penjelasan pengertian perpustaan berdasarkan pendapat para ahli terlengkap. 23 Pengertian Perpustakaan Menurut Para…
√ Pengertian Manajemen Kinerja, Tujuan, Manfaat, Prinsip &… Pengertian Manajemen Kinerja, Tujuan, Manfaat, Prinsip & Prosesnya - Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Manajemen Kinerja. Yang meliputi pengertian, tujuan, manfaat, prinsip dasar dan proses manajemen kinerja dengan…
7 Resize Gambar Online Paling Mudah dan Gratis seputarpengetahuan.co.id - Resize Gambar - Foto perusahaan Anda sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan pelanggan dan menghasilkan lebih banyak penjualan. Dalam sebuah penelitian, 91% konsumen mengatakan bahwa mereka lebih menyukai konten…
Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi Contoh Resensi Buku Non Fiksi : Tujuan dan Manfaat Resensi - Apa yang di maksud dengan resensi buku non fiksi ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Resensi Buku…
Gambar Mikroskop : Pengertian, Sejarah, Jenis, Bagian, Cara… Gambar Mikroskop : Pengertian, Sejarah, Jenis, Bagian, Cara Kerja dan Perawatan Mikroskop - Seberapa dekatkah dirimu mengenali bentuk dan fungsi dari Mikroskop ?Pada kali ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas tentang Mikroskop…
Konduktor Adalah : Karakteristik, Fungsi, Ketentuan dan… Konduktor Adalah : Karakteristik, Fungsi, Ketentuan dan Contohnya - Apa yang dimaksud dengan Konduktor ?,Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahasnya, meliputi fungsi dan tentunya hal-hal lain yang juga melingkupinya.Mari kita…
Storyboard adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Langkah… Storyboard adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Langkah Membuat & Manfaatnya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Storyboard. Yang mana penejelasan ini meliputi pengertian storyboatd, fungsi storyboard, macam-macam storyboard,…
Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya Kata Pengantar : Pengertian, Struktur dan Contohnya - Bagaimana cara menulis Kata Pengantar yang baik ?Pada kesempatan ini Seputarpengetahuan.co.id akan membahas apakah itu Kata Pengantar dan hal lain tentangnyanya.Mari kita simak…
√ Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya… Pengertian Tipografi, Fungsi, Elemen & Klasifikasinya (Lengkap) – Pada kesempatan ini Seputar Pengetahuan akan membahas tentang Tipografi. Yang mana dalam pembahasn kali ini menjelaskan pengertian tifografi, fungsi, elemen dan klasifikasinya dengan…
Supplier Adalah : Pengertian, Ciri, Fungsi, Tugas, Jenis,… Supplier Adalah : Pengertian, Ciri,Fungsi,Tugas,Jenis, Contoh dan Cara kerja– Pada ulasan kali ini seputarpengethuan.co.id akan membahas tentang Supplier .Agar lebih menguasai serta paham ,mari ikuti pembahasannya dibawah ini. Supplier Adalah…
√ Pengertian Poster, Tujuan, Ciri, Syarat, Jenis dan… Pengertian Poster, Tujuan, Ciri, Syarat, Jenis dan Contohnya Lengkap - Pada pembahasan kali ini kita akan menjelaskan tentang Poster. Yang meliputi pengertian, tujuan, syarat, ciri-ciri, jenis dan cara membuat dengan pembahasan…