Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, prosedur pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan mudah dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.
Daftar Isi
Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.
Pengertian Arsip
Arsip adalah suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain sebagainya.
Seiring dengan perkembangan kemajuan alat data dan informas yang telah sampai era komputerisasi, maka arsip saat ini bisa direkam pada kertas kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita magnetik dan lain sebagainya).
Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip adalah:
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah berupa corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
- Naskah-naskah yang sudah dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta meupun perorangan, berupa cora apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka menjalankan kehidupan kebangsaan.
Fungsi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan fungsi statis. Sedangkan menurut Drs. Anhar Fungsi Arsip adalah:
- Merupakan alat penyimpanan warkat
- Merupakan alat bantuan perpustakaan
- Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil
- Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan perusahaan.
Jenis-Jenis Arsip
Dilihat dari sudut hukum dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip:
Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan arsip yang diatasnya ada tanda tangan asli dengan tinga yang artinya bukan fotokopi atau film, sebagai tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip otentik bisa digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangah asli dengan tinta. Arsip ini bisa dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media komputer misalnya disket dan sebagainya.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimapan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dijalankan berhubungan dengan akan disimpannya sebuah warkat. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)
Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) ialah file yang dipakai untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang mencakup 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.
Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya bisa dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai diproses baru kemudian warkat dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet) yang digunakan.
Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Pada umumnya kantor-kantor tidak memperhatikan prosedur atau langkah demi langkah penyimapanan warkat. Dengan pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang di prosedur permulaan, sedang jika telah sampai kepada penyimpanan, kecepatan menemukan dokumen memiliki peranan penting. Dan kecepatan ini banyak bergantung dengan sistem yang dipakai, peralatan dan petugas filing.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan yaitu sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat supaya mudah dalam pengerjakan penyimpanan bisa dibuat dan ditemukan warkat yang telah disimpan bisa dilakukan dengan lebih cepat jika warkat tersebut di waktu tertentu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan memiliki prinsip yaitu menyimpan menurut kata tangkat (caption) dari warkat yang disimpam baik dalam bentuk huruf ataupun angka yang ditata berdasarkan urutan tertentu. Pada dasarnya terdapat dua jenis urutan, yakni urutan abjad dan urutan angkat. Sistem penyimpanan yang menurut urutan abjad adalah sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang menurut urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Seringkali sistem penyimpanan yang bisa digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71)
Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
